? СОВРЕМЕННЫЕ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И БУХГАЛТЕРИИ @
В настоящее время получила широкое распространение объектно-ориентированная технология Microsoft Windows. Сейчас в компьютерной технологии
преобладают графические операционные оболочки
и системы: Windows 98; 2000; NT; XP. Общим
свойством всех систем Windows является применение так называемой оконной
технологии: для каждой прикладной программы на экране отводится прямоугольный сектор - окно, причем
все операции с данной программой выполняются в этом окне. Прикладные программы,
разработанные специально для указанных операционных систем, называются приложениями Windows. Появление большого числа новых приложений и работа с
ними является одной из основных задач информационных технологий.
Развитие науки и техники в настоящее время привело к качественному изменению требований, предъявляемых к пользователю, а также
к техническому труду.
Во-первых,
произошла научно-техническая революции в области интеллектуальной деятельности
человека, связанная с широким внедрением вычислительной техники. Теперь
практически всегда возникает взаимосвязанная триада - взаимодействие человека,
техники и программного обеспечения, причем удельный вес программного
обеспечения все более возрастает. Развитие программного обеспечения опережает
развитие вычислительной техники, а стоимость значительно превышает стоимость
вычислительной техники.
В связи
с этим принципиально новой областью деятельности становится квалифицированная
эксплуатация программного обеспечения.
Во-вторых, с
появлением ЭВМ умственный труд все более механизируется
и интенсифицируется. Центр тяжести технического труда стремительно перемещается на продуцирование, переработку и
использование информации. Надо отметить и резкое возрастание объема информации.
В-третьих,
резкий рост наукоемкости техники сопровождается в конечном итоге переходом от количественного изменения в сложности изучения и
эксплуатации техники к изменениям качественным.
В-четвертых,
следует отметить резко возросшую мощность средств технической информатизации,
особенно персональных компьютеров и устройств ввода-вывода информации.
Значительно возрастает стоимость ошибки секретаря-референта за принимаемые или
не принимаемые им решения.
Секретарю-референту для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда - совокупность факторов
производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность
секретаря-референта в процессе его деятельности.
К техническим
факторам условий труда относятся оснащение
рабочего места современными средствами оргтехники и использование в
процессе труда новейших информационных технологий, а также предоставление
специальной мебели и канцелярских принадлежностей.
Здоровьесберегающие факторы
должны обеспечить сохранность сил и
здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие секретаря в
процессе его работы. К ним относятся: освещенность рабочего места, оптимальный
температурно-влажностный режим в помещении, продуманная цветовая гамма в оформлении помещения, удобная мебель.
Социальные факторы создают у секретаря ощущение комфортности, социальной
защищенности. К ним относятся: питание, медицинское страхование, доступ в
спортивные и тренажерные залы и
др.
Психологические факторы
определяются взаимоотношения сотрудников в коллективе, стилем
руководства, т.е. психологическим климатом в
организации или офисе.
Психофизические факторы должны учитывать
колебания физического состояния
секретаря в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть равномерно
распределена в соответствии с этим состоянием.
Э с т е т и ч е с к и е факторы должны способствовать
хорошему настроению секретаря, формировать в
нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышать престижность труда.
К условиям труда относится и соблюдение эргономических требований. Этим
требованиям должны соответствовать комплект секретарской мебели, а также
компьютеризированное рабочее место секретаря. Размещение мебели, оборудования и
приспособлений должно соответствовать здравому смыслу: часто используемые
объекты должны находиться в рабочей зоне, «пол рукой»; расположение предметов
на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки»; каждый объект в
помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.
У секретаря-референта офиса или предприятия рабочее место оснащено
множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные
средства связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон, мини-АТС, и
множительная техника, принтер, сканер и др. Для работников офиса существуют
санитарно-гигиенические нормативы, которые регламентируются СанПин 2.2.2.542 -
96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным ЭВМ и
организации работы». Перечень наиболее важных требований следующий: естественная
и искусственная освещенность - 300...500 люкс; уровень шума - не более 65 дБ;
площадь на один ПК - не менее
Задачи современных
информационных технологий
Современные информационные
технологии - это современные виды информационного обслуживания,
организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные
для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования
информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.
Современные информационные технологии и их программное
обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким
термином «офисный» (от англ. office - контора) обозначают все, что имеет
отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых
и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений.
Офис - это помещение делового центра организации (фирмы, издательства и др.),
однако функции офисных приложений отнюдь не
ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ
можно решать
задачи, которые типичны для деятельности в офисе:
обработка различных
текстовых документов, т. е. подготовка и модификация писем и отчетов,
объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;
финансовые и коммерческие
расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;
электронная почта -
рассылка текстовой и графической информации
удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;
управление работой
персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого
сотрудника, учет кадров);
подготовка презентаций на
разнообразные темы (рассказ с фирме и ее деятельности, научно-технические
проекты и др.);
ведение разнообразных баз данных
и многое другое.
Основные информационно-компьютерные технологии в офисе
представлены в таблице
Основные информационно-компьютерные
технологии в офисе
Виды работы, выполняемой секретарем-референтом |
Основные универсальные информационные технологии |
Работа с документами |
|
Подготовка
и создание документа Оформление документа Прием и передача Регистрация
документов и контроль за их исполнением Хранение информации и организация доступа к ней, справочная
и информационная деятельность |
Технология баз данных; Интеллектуальные информационные технологии
(словари, переводчики); Сетевые информационные технологии; Информационные
технологии, поддерживающие факсимильную связь; Электронная почта; Технология
баз данных; Технологии создания каталогов Windows; Преобразование
бумажного документа в электронный вид, обеспечение безопасности документов, сжатия
информации и др. |
Организационная
работа |
|
Подготовка
и организация презентаций |
Презентационные
информационные технологии |
Организация рабочего
дня Организация
совещаний Подготовка совещаний, деловых встреч |
Электронный органайзер; Телеконференция; Технология баз данных; Электронные
словари и переводчики |
Помощь в информационном
обеспечении процедур принятия решений |
Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы,
аналитические информационные системы) |
Доклад и обсуждение
работ с руководителем |
Коррекция организационной работы |
В состав офисных приложений входят также системы электронного делового
документооборота, а также электронные архивы. Основные требования к организации
документооборота заключаются в следующем: движение документов на разных этапах
должно быть прямоточным, возвраты должны быть сведены к минимуму, путь
движения электронного документа - кратчайшим, все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять
исполнителям в соответствии с их обязанностями. Каждый электронный документ в процессе
движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в
электронный архив.
Существует два подхода к совершенствованию деятельности
секретаря на основе современных информационных технологий:
ü совершенствование отдельных видов работ путем применения
универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но
малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и
необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика
основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно
использовать типовые решения;
ü комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
управления. Этот подход позволяет создать единое информационное
пространство и организации; он является наиболее эффективным способом решения
проблемы, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и др.).
На
рисунке схематически показаны основные составляющие офисной технологии и
технические средства информатизации.
Самым распространенным средством связи является телефон, при этом может
быть также радиотелефон и телефакс.
В офисе вся документация подлежит копированию или размножению. Для
решения этих задач служат копировально-множительные устройства, факс-копиры и
др.