? ПРОГРАММА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ @

 

Будем называть контактом конкретного человека, с которым вы поддерживаете отношения, и соответствующую запись в адресной книге. Для хранения различных сведений о  лицах, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения в среде Outlook, предусмотрена специальная папка «Контакты». Папка «Контакты» организована наподобие базы данных. В ней можете сохранить самые разнообразные сведения: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и некоторые сведения личного характера, относящиеся к контактному лицу, например день рождения и годовщина какого-либо события.

При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет эти сведения на компоненты и помещает их в отдельные поля. Вы можете выполнить сортировку, группировку и фильтрацию контактов по любой части имени или адреса. Достаточно нажать нужную кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание.

 При сохранении сведений о контактном лице в о файле в качестве имени этого файла могут пользоваться: имя, фамилия, название организации, прозвище контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро найти этот контакт, например «поставщик провизии».

Для каждого контактного имеется возможность вводить трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создана писем нескольким адресатам.

При создании контактов в календаре на соответствующих страницах автоматически появляется сообщение о событии, например о дне рождения указанного лица.

 

Телефонный звонок

Учет деловых телефонных переговоров очень важен. Раньше при хорошей организации работы использовалась специальная книга учета телефонограмм, где отражались сведения: кому или от кого был звонок, дата и время звонка, текст сообщения, кто принял (передал). В среде Outlook можно автоматически создавать запись о произведенных телефонных переговорах. При наличии модема Outlook может набирать номера телефонных контактных лиц. При этом в Outlook может фиксироваться время разговора, которое заносится в «Дневник». Туда же можно занести заметки о разговоре. Научитесь связываться с контактным лицом по телефону и делать записи о телефонном звонке.

 

Слияние папки Контакты с документами Word.

При отсылке писем вам приходится надписывать адреса полу­чателей на конвертах, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, используя сведения из папки «Кон­такты». Для этого используется режим слияние в программной среде Word.

Папка, открываемая при запуске Outlook

При запуске среды Outlook автоматически открывается одна из папок, например «Входящие», которая содержит информацию о пришедшей электронной почте. Однако пользователь может самостоятельно указать папку, которая будет открываться при запуске программы, например «Outlook сегодня».

 

Планирование рабочего времени

Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посе­тителей, и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия. В среде Outlook  все мероприятия подразделяются на следующие группы: встречи собрания, задачи, а также телефонные звонки.

Встречи

Встреча — это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, времени на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю   и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это небольшое дело, с точки зрения затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является односторонним (выполняется лично секретарем) или двухсторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно перенести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.

Собрания

Собрание, в отличие от встречи, требует приглашения нескольких лиц и привлечения дополнительных ресурсов. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собрание требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками.

События

Событие это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, и протекающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными, т. е. происходить раз в году в определенный день (например, день рождения или годовщина какого-нибудь события), и обычными, т.е. проходить однажды и длиться в течение одного или нескольких дней. Рассылка приглашений на событие обусловливается его содержанием. Например, проведение семинара связано с приглашением участников, а в день рождения надо быть готовым к тому, что в течение всего дня будут звонить и приходить посетители, желающие поздравить вашего сотрудника. Если это день рождения партнера, то, возможно, нам придется не раз в течение дня позвонить ему, чтобы поздравить.

Задачи

Задача — это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами. Текущие задачи сотрудник выполняет тогда, когда он может проводит встречи, собрания, т.е. «свободен». Задачи, которые выполняет секретарь, — это составление и обработка документов, составление плана мероприятия, организационные работы и др. Для успешной работы необходимо научиться планировать рабочее время. Для этого раньше использовались специальные блокноты-ежедневники. В среде Outlook для планирования рабочего времени предназначена папка «Календарь».

 

Изменение параметров встречи

При планировании встречи можно связать ее с контактом. Toгда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контактах.  По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены. При планировании встречи вы можете указать параметры занятости. Особенно важно указывать параметры занятости, если вы работаете в группе и сообщаете по сети свои планы другим участникам. Ваши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время. Научитесь связывать встречу с контактом, документом, ycтанавливать и отменять оповещение, устанавливать параметры занятости.

 

Заметки и вложения

Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Вы можете в окне Встреча сделать заметки, примечания, какие вопросы предлагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и др. Если к встрече готовится документ, то его можно, либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

В окне папки «Календарь» расположена Панель задач. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с одноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой «Задачи». Вы можете установить следующие параметры задачи: указать тему задачи; назначить дату начала и срок исполнения; отслеживать стадии завершенности (не началась, выполняется, завершена, отдо­ена, в ожидании); указывать процент исполнения задачи; поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение; связать задачу с контактом; прикрепить файл или записать заметку и изменить представление сведений о задаче. Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.