?
Технология работы с
текстовыми документами
@
Создание бланка
предприятия с эмблемой
Многие из вас представляют, что такое фирменный (типовой)
бланк. Это лист бумаги, на котором различными способами (типографическим, изографическим,
при помощи принтера) нанесены некоторые реквизиты. Как правило, в качестве
реквизитов выступают эмблема предприятия, его наименование, юридический адрес,
контактные телефоны, факс. Такие бланки используются для служебной переписки,
приглашений, благодарностей, юбилейных поздравлений и т.д. Подготовить
фирменный бланк можно при помощи текстового редактора и сохранить в виде
файла-шаблона (образца). Такой файл можно открыть в любое время сохранить как
новый документ.
Создание эмблемы
Создание эмблемы предприятия - дело ответственное. Обычно создание эмблемы поручают
художнику, дизайнеру или специальной фирме, занимающейся подобными заказами. С
момента создания и утверждения эмблема становится лицом фирмы. Отныне ее
изображение будет украшать фирменный бланк предприятия, визитные карточки
администрации, «бейджи» (идентификационные карточки сотрудников, прикрепленные
к их одежде), титульные листы докладов и презентаций.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладные записки - это документ, адресованный руководителю организации или
структурного подразделения, содержащий изложение какого либо вопроса с выводами
и предложениями.
Она
составляется, как правило, в одном экземпляре. Докладные
записки могут быть в зависимости от содержания:
T инициативными
T
информационными
отчетными
Также записки могут быть:
¯ внутренними
¯
внешними
Текст докладной записки
состоит из двух частей:
1часть.
Излагаются факты, объясняющие
необходимость написания докладной записки.
2часть.
Выводы и предложения.
Докладные
записки содержат следующие реквизиты
1.
должность, Ф.И.О. руководителя; кому адресуется
2.
должность, Ф.И.О. составителя
3.
наименование вида документа
4.
указание, по какому вопросу составлена докладная записка (заголовок (О.,Об.))
5.
текст
6.
перечень приложений
7.
дата составления докладной записки
8.
подпись (составителя)
Близким
документом к докладной записке является служебная записка.
Служебная записка - это документ деловой внутренней
переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.
Объяснительная записка - письменное изложение причины
нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступлений от указаний
правил работы. По оформлению похожа на докладную.
В объяснительной записке освещаются причины
отрицательных явлений в работе и иногда просьбы составителя.
Оформление
объяснительной записки
Формы для написания объяснительной записки не существует. Ее
можно написать «от руки» в свободной форме, предлагается научиться делать это
на компьютере.
Резюме
К вам могут обратиться с просьбой о помощи в оформлении резюме - подобие автобиографической справки с указанием
профессиональных достижений - для поиска вакансии. Проще всего составить резюме при помощи Мастера резюме. Работа с Мастером
состоит из двух этапов. Сначала выбирается форма резюме и определяется, какую
информацию в него включим. Затем готовая форма заполняется конкретной
информацией о соискателе.
СПРАВКИ
Справки - 1) это данные или сведения, не
оформленные документально
2)документ,
содержащий и подтверждающий какие-либо данные
Справки, связанные с хозяйственной деятельностью
делятся на внутренние (подписываются составителем) и внешние (подписываются
руководителем организации)
Реквизиты:
1.
наименование предприятия, выдающего справку
2.
№, дата
3.
вид документа
4.
указание на лицо, которому выдается справка
5.
текст
6.
назначение справки
7.
подписки должностных лиц
Справки могут быть составлены и на бланках, при выдаче
справки рассматриваются как исходящие документы.
Оформление
справки
Часто
работникам предприятия требуются справки для предъявления в различные
учреждения: в школу, где учится ребенок; и бюро по трудоустройству населения
для снятия с учета по безработице; в учреждения социального обеспечения.
У многих предприятий существует так называемый угловой штамп, содержащий
название предприятия и его юридический адрес (реквизиты). Некое подобие такого
штампа в Word можно сделать при помощи кнопки Надпись. Объект можно разместить
в любой части документа, установив для него обтекание текстом вокруг рамки.
Оформление
информационного стенда
Лицом фирмы является информационный стенд, который располагается, как правило,
в наиболее посещаемом месте. Внешний вид стенда, качество оформления
представленных на нем документов, важность информации, размещенной на стенде, -
все это характеризует фирму и ее сотрудников. Оформление стенда часто
возлагается на технического секретаря.
Стенд, как правило, представляет собой обтянутый тканью фанерный
прямоугольник, размеры которого рассчитаны на размещение 6-10 листов формата
А4. Времена, когда
надписи на стендах производились гуашью, ушли безвозвратно. Теперь они
готовятся при помощи компьютера, распечатываются на принтере и вырезаются.
Единственная проблема, возникающая перед исполнителем, - выбор размера
символов. Можно выполнить надпись, разместив от одного до трех символов на
листе формата А4, в зависимости от размера стенда.
Подготовка
конвертов и наклеек
В
обязанности секретаря входит ведение переписки предприятия. Отправляя письма по различным адресам в конвертах paзного формата, приходится тратить время на оформление конвертов. Сейчас в продаже появились конверты с прозрачным
окном для адреса. Письмо,
отправляемое в таком конверте, начинается с адресной части и складывается определенным образом. На
обычных конвертах можно печатать адреса отправителя и получателя при помощи принтера. Текстовый процессор Word поможет секретарю решить проблемы с
конвертами.
Создание
адресной наклейки
Секретарь, ответственно относящийся к своей работе, должен не только
правильно организовывать свое рабочее место, но и систематизировать документы и
папки, с которыми он работает. Это нужно для сохранности и быстрого поиска
документов в случае их надобности. Хорошо способствует организации рабочего
места и систематизации использование типовых наклеек. Бумажные наклейки
можно использовать для маркировки папок, дискет, ящиков стола, ячеек картотеки
и т.п. Адресные наклейки
используются для
рассылки служебной почты (писем, посылок,
бандеролей).
Секретарю
рекомендуется заготовить файлы с адресными наклейками для основных партнеров
предприятия, с которыми осуществляется служебная переписка. Для создания
наклеек в текстовом процессоре Word присутствует специальный
инструментарий: Сервис/Конверты
и наклейки. Этот режим предлагает готовые к
использованию
типы наклеек: адреса, этикетки, открытки, визитки, вкладки, карточки. Кроме
предлагаемых наклеек можно оформить новый тип наклеек, задав свои размеры и
поля.
Оформление доклада
Случается, что секретарю поручают оформительскую часть работы по подготовке доклада для выступления на семинаре или
производственном совещании. Для составления текста доклада требуются
специальные знания, поэтому данную часть работы выполняет сам выступающий или
же секретарь-референт. Секретарю передается готовый текст или развернутые
тезисы, составляющие основу выступления докладчика. Тезисы представляются в
рукописном виде или в виде машинописного черновика. Работа секретаря
заключается в компьютерном наборе текста и его оформлении. Грамотно и наглядно
оформленный компьютерный документ можно в дальнейшем использовать при создании
компьютерной презентации, сопровождающей докладчика. Работу над докладом
полезно начинать с разбиения текста и создания сценария дальнейшей работы.
Анализ текста показывает его чрезвычайно низкую наглядность и плохую
структурированность. Докладчику трудно будет найти в таком тексте опорные
пункты, чтобы развить их в докладе.
Как уже говорилось выше, электронный документ должен быть подготовлен
таким образом, чтобы на его основе можно было составить компьютерную
презентацию, сопровождающую доклад. Для этого надо попытаться представить
некоторые его фрагменты в графической и табличной формах. Чтобы акцентировать
внимание на отдельных моментах доклада, текст следует структурировать при
помощи нумерованных и маркированных списков.
Приведем примерный план
работы над текстом.
1. Оформление титульного листа.
2. Печать чернового варианта доклада без форматирования и ор мления.
3. Фрагмент А. Создание схемы средствами векторной графики word.
4. Фрагмент В. Создание формулы при помощи приложения MS equation. Замена части текста структурной схемой (MS Organization).
5. Фрагмент С. Замена текста, содержащего числовую информацию, таблицей.
6. Фрагмент D. Оформление части текста в виде нумерованного писка. Замена текста, содержащего информацию, круговой диаграммой.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Наиболее массовый вид управленческой
документации.
Письмо - это обобщенное название различных по содержанию
документов, которые служат для обмена информаций между организациями и
пересылаются по почте с курьером, по средствам факсимильной связи.
Письма проставляются по требованию вышестоящих
органов, по просьбе граждан, при осуществлении оперативных связей. Письмо
должно быть посвящено одному вопросу.
Служебное
письмо пишется на бланке организации, на формате А4 или А5, рекомендуется
использовать общий бланк или бланк письма.
Реквизиты:
1. Наименование
организации и ее подведомственность.
2.
Наименование структурного подразделения
3.
Справочные данные об организации.
4. Дата.
5. Регистрационный
номер.
6. Ссылка
на дату и номер поступившего документа.
7. Адресат.
8. Заголовок
к тексту.
9. Подпись.
10.
Отметка об исполнителе (сопроводительных письмах).
11. Отметка
о наличие предложений.
12. Печать.
13.
Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя.
14. Отметка
о направлении копии в другие адреса.
Письма изготавливаются в двух экземплярах. Если
организации необходимо, чтобы письмо было отправлено конкретному должностному
лицу в адресующей части. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы
данного лица. Письма подписываются должностными лицами, в соответствии с
распределением обязанностей.
Содержание
текста служебных писем излагается от первого лица единственного числа.
При
оформлении писем, каждое из них должно состоять из трех элементов:
1.Введение.
2.Доказательства.
3.Заключения.
Все
служебные письма делятся на две большие группы:
А. Письма требующего ответа
(письма просьба, обращения, предложения, запросы, требования).
Б.
Письма, не требующего ответа (напоминания, подтверждения, отказы,
извещения, гарантийные письма, рекламные письма).
По содержанию письма делятся на инициативные и отвергнутые.
Письмах запросах адресат побуждается к ответному.
Претенциозных письмах адресат обосновано требует возместить убытки, нанесенные
не соблюдением договорных обязательств.
Способы оформления писем
Письма
отличаются большим разнообразием: от приглашений и предложений, до претензий и
гарантий. В зависимости от содержания их можно представлять в разной форме.
Форма приглашений и предложений может быть достаточно свободной. Письма-претензии
и гарантии, являясь юридическими документами, должны иметь строгую форму,
обусловленную требованиями стандартов.
ЗАО МНТ оказывает услуги по обучению
специалистов сферы управления. Применяются новейшие
технологии обучения: компьютерное тестирование,
психологический тренинг, экономические и управленческие игры с
глубоким погружением в выбранную предметную область.
Преподают на курсах высококвалифицированные
специалисты, в том числе и иностранные. По окончании обучения
выдается сертификат. По желанию слушателей им
предоставляется возможность выбора престижных вакансий из базы
данных МНТ.
Далее приведены
примеры различных писем.
Письмо-благодарность (направляется по адресу от имени
ЗАО МНТ).
Благодарим Вас за содействие в организации бизнес-тура
по странам Западной Европы. Участники тура остались довольны уровнем организации и обслуживания. Надеемся на дальнейшее
плодотворное сотрудничество.
Письмо-просьба (направляется директору
конкретного предприятия от имени
директора ЗАО МНТ).
В рамках соглашения о совместной деятельности
прошу оказать содействие в организации
производственной практики для слушателей «Курсов повышения
квалификации работников управленческого аппарата» на период
с 01.04.2006 по 01.07.2006.
Письмо-напоминание (направляется
на конкретное предприятие от имени ответственного лица из
администрации ЗАО МНТ,
адресуется директору или его заместителям).
Срок договора об оказании Вам юридических
услуг по организации холдинга NORD истекает 30.06.2007.
Для продления или расторжения договора вам следует обратиться в юридический отдел МНТ не позднее 29.06.2007.
Письмо-извещение (направляется
на конкретное предприятие от имени ЗАО МНТ, адресуется директору).
Ставим Вас в известность, что обязательства,
взятые на себя ЗАО МНТ в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок, выполнены. Специалисты ЗАО М НТ подготовили соответствующий отчет.
Сообщите время и место совещания по его обсуждению и принятию плана дальнейшей
совместной деятельности.
Письмо-отказ (направляется
конкретному адресату от имени администрации).
К сожалению, в настоящее время удовлетворить
Вашу просьбу о трудоустройстве предприятие не
может, в связи с отсутствием вакансии. Ваше резюме внесено в базу данных приоритетных специалистов. Незамедлительно сообщим Вам при первой
появившейся возможности.
Приказ является распорядительным документом, в зависимости от содержания
приказы могут быть по основной деятельности или
по личному составу.
Приказы
по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих органов, по
инициативе руководителя предприятия, на основании докладных записок должностных
лиц, если приказ издаётся по указанию вышестоящего органа, то обязательно
должна быть указана дата, номер и название документа. Текст приказа состоит
из двух частей констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие
основанием для издания приказов.
В
распорядительной части указываются конкретные действия. Распорядительная часть
начинается со слова: «ПРИКАЗЫВАЮ»,
которое должно быть написано заглавными буквами.
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке
приказа.
Приказ содержит следующие реквизиты:
Наименование вышестоящей
организации
Наименование организации
Название вида документа
Дата
Номер
Место составления
Заголовок к тексту
Текст
Подпись
Визы
Гриф согласования
Констатирующая часть может быть
опущена, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
Текст приказа нельзя делить на параграфы.
При оформлении приказов соблюдаются
поля не менее двух сантиметров сверху, слева, снизу. Точки и другие знаки
препинания нигде не ставятся, кроме текста. Личная подпись подразумевает саму
подпись и её расшифровку.
Наименование вышестоящего органа,
наименование организации, дата, номер, место составления при угловом оформлении
не должно занимать треть листа.
Приказы по личному
составу
Ошибки, связанные с документированием
кадровой деятельности фирмы можно объединить в две основные группы:
Используются не
те виды документов, которые предусмотрены трудовым правом и нормативными
документами общегосударственного действия.
Допускаются
грубые нарушения правил оформления документов, которые лишают их юридической
силы, делают недействительными.
Приказы по личному составу издаются
руководителем предприятия в случае приёма на работу, перевода на другую работу,
прекращении действия трудового договора, предоставления всех видов отпусков,
командирования работников (командировка), его поощрения или наложения взыскания
для большинства из перечисленных разновидностей приказов разработаны
унифицированные (стандартные) формы обязательные для применения во всех
организациях. В этих формах приведены все необходимые реквизиты оформления
приказов.
Приказ (распоряжение )
о приёме на работу
Содержание приказа работодателя должно соответствовать
условиям заключенного договора. Приказ должна быть объявлен работнику
в трехдневный срок, со дня подписания трудового договора. Для оформления
приказа о приеме на работу применяется унифицированная
форма Т-1.
Заголовочная часть формы
содержит название организации, которое должно соответствовать наименованию,
закрепленному в учредительных документах. Напротив, в специальном окне
проставляется ее код по общероссийскому классификатору промышленных предприятий
и организаций (ОКПО).
Заголовочной части формы размечается наименование вида
документа. Код приказа по общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД) уже проставлен.
Далее предусмотрено место для проставления номера и
даты приказа. Номер приказа проставляется при его регистрации.
Содержательная часть приказа начинается с
распорядительного действия и указания его продолжительности соответствии со
сроком действия трудового договора.
Оформление часть приказа содержит подпись руководителя
организации и отметку об ознакомления работника с приказом.
Категорически не допускается исправления от руки
должности или фамилии в подлинники приказа, проставления предлога «за» или
«зам», а также косой черты перед должностью. В альбоме унифицированной формы не
регламентирован порядок визирования распорядительных документов.
Как правило, приказы о приеме на работу визирует
руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник: главный
бухгалтер, юрисконсульт, инспектор или руководитель кадровой службы.
Создание приказов
Приказ
является одним из видов документов, с которым приходится иметь дело секретарю.
Различают приказы по личному составу и
приказы по основной деятельности. Общая форма приказа по ГОСТу представлена
ниже.
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №__
Заголовок к тексту (не более двух строк)
ТЕКСТ: Констатирующая часть
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть (кому, что делать и в какой срок)
Должность Подпись И. О. Фамилия
Визы
Проект приказа внес должность,
И. О. Фамилия
Как видно из образца, приказы содержат констатирующую (на
основании чего, в связи, с чем издан приказ) и распорядительную (суть приказа) части.
Создавая шаблоны писем, вы уже убедились, что для соблюдения правил
размещения реквизитов удобно пользоваться таблицами.
Внедренная таблица автоматически занимает всю ширину листа.
Ячейки таблицы имеют строгую форму, а их размеры могут меняться. Высота ячейки
увеличивается автоматически при автопереносе текста на следующую строку по мере
ее заполнения или при нажатии клавиши [Enter]. Внутри ячейки текст можно
форматировать.
Выделенные ячейки таблицы можно объединять и разбивать на несколько равных
ячеек. Границы таблицы в документе можно сделать невидимыми. Таблица может
использоваться как универсальная форма на этапе создания и редактирования
документа. При сохранении документа, при его печати границы таблицы делаются
невидимыми, в окончательном документе их нет.
Рассчитать размер таблицы довольно просто. В заголовочной части, как
правило, текст делится на два столбца, поэтому число столбцов в таблице лучше
всего взять равным двум. Чтобы определить количество строк вспомогательной
таблицы, надо посчитать количество реквизитов по вертикали документа и удвоить
это количество, заложив в форму пустые разделительные строки между реквизитами.
Например, в приведенном образце приказа по вертикали можно насчитать 10
элементов: наименование предприятия, название документа, дата и номер,
заголовок, текст констатирующей части, ключевое слово «Приказываю», текст
распорядительной части, подпись, визы и составитель приказа. С учетом пустых
строк смело можно заводить таблицу в 2 столбца по 20 строк.
Если в дальнейшем в приказе, например, не будет виз, лишние
строки очень легко убрать, выделив и удалив их. Если вы просчитались, то
в таблицу в любой момент можно добавить пустые строки.
Наиболее удачным шрифтом для приказов считается шрифт Times New Roman, размер 14. При таких параметрах
шрифта в строке помещается около 65 символов, что соответствует печати на
пишущей машинке. Далее приведены тексты приказов по личному составу и
основной деятельности.
Приказ о приеме на работу
Принять на работу Леонову Тамару Игнатьевну
на должность бухгалтера-экономиста с окладом 4500 р.
Приказ о переводе
Перевести Иваненко Игоря Сергеевича, с его согласия, с должности
менеджера отдела реализации на должность старшего менеджера в отдел маркетинга
с окладом 5000 р.
Приказ об увольнении
Уволить Гурова Петра Антоновича, начальника бюро реализации, по собственному
желанию в связи с уходом на пенсию, ст. 31 НТК РФ.
Приказ о графике работы в праздничные дни
Начальнику охраны Медведеву В. П. обеспечить опечатывание и охрану
производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2006 по 03.01.2007.
Директору по персоналу Бортниковой А. А. обеспечить дежурство на
телефоне офиса МНТдля обеспечения оперативного решения возникающих вопросов.
Гл. бухгалтеру Ивановой И. П. изыскать средства для оплаты дежурств в
праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.
Приказ о подготовке к ежегодному семинару
Директору по маркетингу Андреевой Е. Ф. не позднее 15.03.2007
предоставить тезисы докладов специалистов - маркетологов по зарубежном рынку.
Секретарю приемной Генерального директора Герасимовой Л. С. под
готовить план организационных мероприятий по проведению семинара.
Главному бухгалтеру Ивановой И.
П. составить смету расходов по организации работы научных секций и проведению
заключительного банкета.
Приказ о добавлении новой должности в штатное расписание
Директору по персоналу Бортниковой А. А. подготовить проект изменения
штатного расписания для обеспечения рекламной деятельности МНТ.
ПРОТОКОЛ
Коллегиальный орган вправе решать вопросы при наличии
кворума. Открывая заседания, председатель ставит вопрос об утверждении повестки
дня. Все заседания коллегиального органа фиксируются
протоколом.
Протокол - это документ, в котором фиксируется
ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и
заседаниях коллегиальных органов.
На
заседаниях, как правило, составляют черновик протокола.
Протоколы
оформляются на основе устных, рукописных, стенографических и
магнитофонных записей.
Протоколы могут быть краткими и полными.
Краткие протоколы.
Содержат названия обсуждаемых вопросов, фамилии
докладчиков и выступающих, принятые решения. В зависимости от способа фиксации протоколы могут быть:
*
рукописными
*
стенографическими
*
фонографическими
В
формуляр протокола включаются следующие реквизиты:
*
наименование вышестоящей организации
*
наименование организации или структурного подразделения
*
наименование вида документа
*
вид заседания, совещания
*
дата заседания
*
номер (индекс)
*
место заседания
*
гриф утверждения
*
заголовок
*
текст
*
подпись председателя и секретаря
Датой протокола является дата заседания. В формуляр
также включаются повестка дня и текст. Текст протокола состоит из вводной и основной части.
Во вводной части указываются
фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также всех присутствующих лиц.
Также здесь содержится повестка дня.
Основной текст протокола
делится на пункты, в соответствии с повесткой дня, пункты оформляются по
стандартной форме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, РЕШИЛИ.
Создание
протоколов, выписок из протоколов и
решений
Протоколы - распространенная форма отчетности. Структура протокола
регламентируется ГОСТами. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и
принятия коллегиальных решений во
время собраний и заседаний. Далее приведены тексты протоколов.
Протокол профсоюзного собрания коллектива МНТ
Повестка дня:
1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период
2. Об отборе детей и сопровождающих воспитателей.
Протокол заседания совета директоров МНТ
Повестка дня:
1. О реструктуризации предприятия
2. Об организационных мероприятиях по празднованию пятилетнего юбилея предприятия.
3. Рекламная деятельность МНТ: проблемы и достижения.
Протокол юбилейного собрания коллектива
сотрудников МНТ
Повестка дня:
1. О достижениях ЗАО МНТ за пятилетнее существование.
2. О награждениях и премировании лучших сотрудников.
3. О праздничных мероприятиях.
Акт - документ, составленный
несколькими лицами для установления какого-либо факта, действия, или события, в
большинстве случаев составляется комиссией, назначенной руководителем предприятия
или вышестоящей организацией на основании приказа.
При ревизии финансовой деятельности обязательно в комиссию должен входить
бухгалтер - ревизор. В акте обычно отражается не только деятельность
предприятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. В акт
включаются только те факты, подлинность которых проверена одним из членов
комиссии.
Текст актов состоит из двух частей:
вводной
констатирующей
Во вводной части указываются:
1.
основание для составления акта
2.
комиссии, составляющие акт
3.
лица, присутствующие при этом
В констатирующей части излагаются:
1.
сущность
2.
характер
3.
методы
4.
сроки продолжения работы
5.
установленные факты
6.
выводы
7.
предложения по установлению выявленных фактов
Констатирующая часть может быть оформлена в виде
таблицы, в конце указывается количество экземпляров, место их нахождения или
адресаты.
В содержании акта,
сдачи приемки дел работниками предприятия, указываются следующие дополнительные
данные:
1.
сроки составления последнего бухгалтерского отчета
2.
показатели состояния документации и оперативного бухгалтерского учета
3.
результаты последней ревизии, инвентаризации, проверки счетов
4.
составление архива
5.
передаваемый нормативно - справочный материал (обязательно указывается фамилия
работника, присутствовавшего при сдаче приемки)
Для составления однотипных актов разрабатываются и
печатаются типографским способом трафаретные бланки актов.
ИНСТРУКЦИИ
Инструкция -
это правовой акт, издаваемый органам государственного управления с целью
установления правил регулирующих специальные стороны деятельности организации,
их структурных подразделений, должностных лиц и граждан. Особенностью
инструкции является их обязательное утверждение специальным приказом или
подписью руководителя организации. В приказе или в самой инструкции указывается
срок ведения инструкции. Инструкция оформляется на бланке. Формуляр имеет следующие реквизиты:
1.
Наименование организации
2.
Наименование структурного подразделения
3.
Наименование инструкции
4.
Гриф утверждения
5.
Дату, заголовок, индекс, место издания (город), подпись
ПЛАН
РАБОТЫ
План работы - составленный по определенной форме
документ, в котором планируется оперативная работа организации, повторяющаяся
периодически или выполняемая в разовом порядке в определенный отрезок времени.
План работы имеет
типовую форму. При составлении плана особое внимание необходимо обращать на
формулировку вопроса. Лица, отвечающие за подготовку какого либо вопроса должны
своевременно подготовить проект решения, справки, список приглашенных
лиц.
Форма плана, как правило, табличная и
содержит следующие реквизиты:
-
Гриф утверждения. Проставляется должностным лицом в правом верхнем углу первой
страницы. Содержит фамилию, инициалы, должность должностного лица.
-
Наименование вида документа.
-
Указание периода, на который составляется план
-
Наименование структурного подразделения.
Далее в форме таблицы:
*
Номер записи по порядку
*
Содержание работы
*
Фамилия исполнителя
*
Отметка об исполнении
*
Дата
Планы работы подписывают должностные лица,
ответственные за их выполнение. Некоторые виды работ требуют составления
календарных планов. Повестка дня включает в себя перечисление всех вопросов,
которые должны быть рассмотрены на заседаниях. Минимум за 2 дня участники
заседания должны быть ознакомлены с повесткой.
ПОЛОЖЕНИЕ
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования,
права и обязанности, организацию работы, как на всём предприятии, так и в его
структурных подразделениях.
В положении могут быть отражены права и обязанности
отдельных должностных лиц. Положения могут быть индивидуальными и типовыми.
Положение о предприятии утверждается распорядительным документом вышестоящей
организации. Положение оформляется на бланке.
Формуляр положения имеет следующие реквизиты:
1.
Название учреждения или предприятия
2. Гриф
утверждения
3.
Название, место издания, дата
4.
Индекс, заголовок, отметки о согласовании, визы и текст
Текст положения разделяется
на разделы:
1.
раздел «Общие положения»
2. раздел
«Организационное единство»
3. раздел
«Регламентация деятельности»
4. раздел
«Финансово - материальная база»
5. раздел
«Отчётность и ревизионная деятельность»
6. раздел
«Порядок ликвидации и ответственность по делам организации»
ПОВЕСТКА ДНЯ
Включает в себя перечисление всех
вопросов, которые должны быть рассмотрены на заседании.
Минимум
за два дня участники заседания должны быть ознакомлены с повесткой.
Коллегиальный орган вправе решать вопросы при наличии кворума.
Открывая
заседание, председатель ставит вопрос об утверждении повестки дня.
Все заседания коллегиального органа
фиксируются в протоколе
ТЕЛЕГРАММА
Документ, который содержит краткое и срочное
сообщение, переданное по телеграфной сети общего назначения. Служебные
телеграммы делятся на передаваемые приоритетном порядке:
1.
Президент РФ.
2.
Высшая правительственная.
3.
Правительственная телеграмма.
Кроме
этого в срочных телеграммах относятся телеграммы с пометкой срочно.
Различают следующие виды телеграмм:
1.
С несколькими текстами в один адрес.
2.
С одним текстом на разные адреса.
3.
Фототелеграмма.
4.
Схема телеграмма.
5.
Письмо телеграмма.
6.
Телеграмма с завершенными фактами.
7.
Телеграмма с завершенной подписью.
8.
Телеграмма доверенность.
9.
Телеграмма с оплаченным ответом.
При составлении телеграмм используются те же правила, что и в
письме.
Особенности:
T Текст телеграммы должен
быть предельно кратким; союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания не
пишутся, при необходимости вместо знаков препинания ставится их сокращения.
T Даты пишутся словами, адрес предприятия пишется
сокращенно.
T Адрес, текст, подпись все
почитается, начиная с новой строки. Текст подчеркивают и под линией и под
чертой пишут дату отправления, фамилию отправителя и при необходимости печать,
которая заверяет подпись.
T Печатаются заглавные буквы.
Телеграммы
состоят из двух частей.
Реквизиты
первой части:
1.
Наименование пункта назначения.
2.
Наименования адресата (с указанием его полного и сокращенного адреса).
3.
Текст телеграммы.
4.
Сокращенное название (обозначения предприятия отправившего телеграмму и фамилию
должностного лица подписавшего его).
Вторая часть не отправляется и не оплачивается.
Реквизиты второй части:
1.
Указания вида телеграммы.
2.
Наименование и адрес предприятия отправителя.
3.
Подпись должностного лица.
4.
Дата телеграммы.
5.
Печать предприятия.
6.
Номер телеграммы.
Телеграммы
могут быть отправлены:
- на полный адрес
- на сокращенный адрес до
востребования на номер абонентского ящика.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Телефонограмма - это документ, переданный по каналам телефонной связи. Они
используются обычно для передачи срочных распоряжений, указаний и иных
сведений. Текст телефонограммы должен быть таким же кратким, как и текст
телеграммы.
В
реквизиты телефонограммы входит следующее:
1. Наименование вида документа.
2. Номер телефонограммы.
3. Дата передачи.
4. Наименование отправителя
телефонограммы.
5. Наименование получателя
телефонограммы.
6. Текст.
7. Указание должностного лица
подписавшего телефонограмму, номер его телефона.
8. Указание должностного лица
передавшего телефонограмму, номер его телефона.
9. Указание должностного лица
принявшего телефонограмму.
10. Время - приема, передачи
телефонограммы.
Учет телефонограмм ведется в специальном
журнале. Разновидностью телеграмм является телекс.
Текст телекса отличается от телеграммы
следующим, имеется возможность использовать знаки пунктуации, использования
различных шрифтов.
Передается индивидуальный номер абонента
сокращенное название фирмы страны.
ФАКСОГРАММА
Факсограмма -
это копия документа, передаваемая по каналам факсильной связи. Оформляется
аналогично служебному письму, но на реквизите у адресата указывается номер
телефакса.
ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЁМЕ НА РАБОТУ
Реквизиты:
1.
Адресат.
2.
Заявитель.
3.
Место проживания заявителя.
4.
Наименование вида документа, который предъявляется.
5.
Текст.
6.
Подпись.
7.
Дата составления.
Заявление
о приеме на работу является основанием для издания приказа о приеме на работу
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
Учредительный
договор может включать следующие разделы:
1.
Преамбула (описание)
2.
Цель заключения договора
3.
Наименование и правовая форма общества
4.
Предмет и характер деятельности общества
5.
Местонахождение и срок деятельности организации
6.
Обязанности участников (учредителей) по созданию общества
7.
Порядок образования имущества
8.
Ответственность учредителей за нарушение обязательств
9.
Условия и порядок распределения прибыли и погашения убытков
10.
Организация управления общества
11.
Права и обязанности учредителей
12.
Условия и порядок выхода учредителей из состава организации и приём новых
13.
Разрешение споров
14.
Пролонгация (продолжение) и расторжение договора
15.
Заключительное положение
Все документы, содержащие более одного листа, должны
быть прошиты и пронумерованы. Регистрирующий орган проставляет на обороте
последнего листа одного из экземпляров - штамп, соответствующий записью. Все документы должны быть в двух экземплярах.
ТРУДОВОЙ
ДОГОВОР
Заключается между работником и работодателем. Составляется в
двух экземплярах.
В
трудовом договоре прописывается:
1. Предмет
трудового договора.
2. Общее
положение.
3. Права и
обязанности.
4. Режим работы,
время отпуска, социальные бытовые условия.
5. Оплата труда.
6.
Ответственность сторон.
7. Иные условия.
Для
составления трудового договора организация вправе требовать следующие
документы:
Паспорт или
другой договор удостоверяющий личность
Трудовая
книжка.
Страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования.
Диплом,
аттестат, свидетельство или другой документ об образовании.
Военный
билет.
При оформлении трудового договора в нем должны быть
прописаны все существующие для данного человека льготы. Договор может быть
заключен бессрочно или с указанием срока.
![]() |
![]() |
![]() |