? СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И БУХГАЛТЕРИИ @

 

 В настоящее время получила широкое распространение объектно-ориентированная технология Microsoft Windows. Сейчас в компьютерной технологии преобладают графические операционные оболочки и системы: Windows 98; 2000; NT; XP. Общим свойством всех систем Windows является применение так называемой оконной технологии: для каждой прикладной программы на экране  отводится прямоугольный сектор - окно, причем все операции с данной программой выполняются в этом окне. Прикладные программы, разработанные специально для указанных операционных систем, называются приложениями Windows. Появление большого числа новых приложений и работа с ними является одной из основных задач информационных технологий. Развитие науки и техники в настоящее время привело к качественному изменению требований, предъявляемых к пользователю, а также к техническому труду.

Во-первых, произошла научно-техническая революции в области интеллектуальной деятельности человека, связанная с широким внедрением вычислительной техники. Теперь практически всегда возникает взаимосвязанная триада - взаимодействие человека, техники и программного обеспечения, причем удельный вес программного обеспечения все более возрастает. Развитие программного обеспечения опережает развитие вычислительной техники, а стоимость значительно превышает стоимость вычислительной техники.

В связи с этим принципиально новой областью деятельности становится квалифицированная эксплуатация программного обеспечения.

  Во-вторых, с появлением ЭВМ умственный труд все более механизируется и интенсифицируется. Центр тяжести технического труда стремительно перемещается на продуцирование, переработку и использование информации. Надо отметить и резкое возрастание  объема информации.

  В-третьих, резкий рост наукоемкости техники сопровождается в конечном итоге переходом от количественного изменения в сложности  изучения и эксплуатации техники к изменениям качественным.

  В-четвертых, следует отметить резко возросшую мощность средств технической информатизации, особенно персональных компьютеров и устройств ввода-вывода информации. Значительно возрастает стоимость ошибки секретаря-референта за принимаемые или не принимаемые им решения.

Секретарю-референту для успешного выполнения возложенных на  него функций требуются определенные условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность секретаря-референта в процессе его деятельности.

 

К техническим факторам условий труда относятся оснащение   рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий, а также предоставление специальной мебели и канцелярских принадлежностей.

 

Здоровьесберегающие факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие секретаря в процессе его работы. К ним относятся: освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманная цветовая гамма в оформлении помещения, удобная мебель.

Социальные факторы создают у секретаря ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним относятся: питание, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы и др.

  

 Психологические факторы определяются взаимоотношения сотрудников в коллективе, стилем руководства, т.е. психологическим климатом в организации или офисе.

Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния секретаря в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть равномерно распределена в соответствии с этим состоянием.

 

Э с т е т и ч е с к и е факторы должны способствовать хорошему настроению секретаря, формировать в нем уважение к своему труду и гордость за  предприятие, повышать престижность труда.

К условиям труда относится и соблюдение эргономических требований. Этим требованиям должны соответствовать комплект секретарской мебели, а также компьютеризированное рабочее место секретаря. Размещение мебели, оборудования и приспособлений должно соответствовать здравому смыслу: часто ис­пользуемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «пол рукой»; расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки»; каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.

У секретаря-референта офиса или предприятия рабочее место оснащено множеством технических устройств. Это и персональ­ный компьютер, и различные средства связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон, мини-АТС, и множитель­ная техника, принтер, сканер и др. Для работников офиса суще­ствуют санитарно-гигиенические нормативы, которые регламен­тируются СанПин 2.2.2.542 - 96 «Гигиенические требования к ви­деодисплейным терминалам, персональным ЭВМ и организации работы». Перечень наиболее важных требований следующий: есте­ственная и искусственная освещенность - 300...500 люкс; уро­вень шума - не более 65 дБ; площадь на один ПК - не менее 6 м2; объем на один ПК - не менее 20 м2; кресла - подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки; возду­хообмен - нормальный; микроклимат: влажность 40...60 %, тем­пература воздуха зимой - 18...21 °С, летом - 23...25 "С; расстоя­ние до экрана монитора - 50...70 см; непрерывное время работы за ПК - не более двух часов, обязательные перерывы; специаль­ные меры - комплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка.

 Задачи современных информационных технологий

Современные информационные технологии - это современ­ные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, пред­назначенные для автоматизированного сбора, обработки, хране­ния, передачи и использования информации для получения оп­ределенных, заведомо ожидаемых, результатов.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином «офисный» (от англ. office - контора) обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой дело­вых и научно-технических документов, статей, книг, художествен­ных произведений. Офис - это помещение делового центра орга­низации (фирмы, издательства и др.), однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, кото­рые типичны для деятельности в офисе:

 обработка различных текстовых документов, т. е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, рас­писаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;

 финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и  бухгалтерских операций и др.;

 электронная почта - рассылка текстовой и графической ин­формации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

 управление работой персонала (составление расписаний с уче­том рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);

 подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ с фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);

 ведение разнообразных баз данных и многое другое.

  Основные информационно-компьютерные технологии в офи­се представлены в таблице

Основные информационно-компьютерные технологии в офисе

Виды работы, выполняемой секретарем-референтом

Основные универсальные информационные технологии

             Работа с документами

Подготовка и создание документа

Оформление документа

Прием и передача

Регистрация документов и контроль  за их исполнением Хранение информации и организация доступа к ней, справочная и инфор­мационная деятельность

Технология баз данных; Интеллектуальные информационные технологии (словари, переводчики); Сетевые информационные технологии; Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь; Электронная почта; Технология баз данных; Технологии создания каталогов Windows; Преобразование бумажного документа в электронный вид, обеспечение безопа­сности документов, сжатия информации и др.

            Организационная работа

Подготовка и организация презентаций

Презентационные информационные технологии

Организация рабочего дня

Организация совещаний Подготовка совещаний, деловых встреч

Электронный органайзер; Телеконференция;

Технология баз данных; Электронные словари и переводчики

Помощь в информацион­ном обеспечении про­цедур принятия решений

Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы)

Доклад и обсуждение работ с руководителем

Коррекция организационной работы

 

 

В состав офисных приложений входят также системы электрон­ного делового документооборота, а также электронные архивы. Основные требования к организации документооборота заключа­ются в следующем: движение документов на разных этапах долж­но быть прямоточным, возвраты должны быть сведены к миниму­му, путь движения электронного документа - кратчайшим, все документы секретарь в процессе документооборота должен направ­лять исполнителям в соответствии с их обязанностями. Каждый электронный документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в электрон­ный архив.

Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе современных информационных технологий:

ü     совершенствование отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;

ü     комплексный подход к внедрению информационных техноло­гий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство и организации; он является наиболее эффективным способом ре­шения проблемы, однако требует наличия больших ресурсов (фи­нансовых, людских и др.).


   На рисунке схематически показаны основные составляющие офисной технологии и технические средства информатизации.


Документ, подготовленный различными техническими сред­ствами информатизации, должен быть машиночитаемым и пред­ставлять собой видеограмму или машинограмму. Машиночитаемые документы и машинограммы являются подлинниками.

Самым распространенным средством связи является телефон, при этом может быть также радиотелефон и телефакс.

В офисе вся документация подлежит копированию или размно­жению. Для решения этих задач служат копировально-множитель­ные устройства, факс-копиры и др.