Базы данных
Системы управления
базами данных
- это эффективные системы,которые могут содержать большое количество данных
или же просто семейную телефонную книгу. Ознакомившись с их потенциалом,
вы сумеете в полной мере использовать мощные средства работы с базами данных.
    Cколько баз данных вы
используете каждый день? Ваш телефонный
справочник, адресная книга или книга расходов, телевизионная
программа передач, поваренная книга или расписание движения поездов
- все эти документы являются простыми примерами баз данных.
     Понятие «база данных» кажется сложным, но на самом деле
это всего лишь информация,структурированная определенным образом. А вот
программа для работы с базами данных, называемая системой
управления базами данных (СУБД), далеко не так проста, как базы
данных. Она служит не только для хранения данных, но и делает
возможным их структурирование, анализ, поиск и использование в
различных целях.
     С помощью СУБД можно очень быстро найти нужную
информацию, задав для поиска ряд определенных критериев. В
результате вы получите список сохраненных записей, которые
соответствуют этим критериям.
     Выборка данных
     Таким образом, можно получить выборку записей базы данных. К примеру, это может быть
список ваших московских контактов, если вы задали поиск по критерию «Город проживания:
Москва». Еще одно очень удобное свойство СУБД - разнообразные режимы просмотра.
Имена в вашей адресной книге расположены в алфавитном порядке. Для использования в работе,
возможно, вы предпочтет
сортировку по фирмам. Когда вы в дороге, было бы полезным иметь
cписок адресов,
упорядоченный по городам.
Но все эти параметры отбора никоим образомне повлияют на содержимое базы данных.
      Отчет
     Отчет - это один из объектов СУБД Вы можете изменить тип представления структурированной
инфор-мации из базы данных по своему усмотрению, так что не обязательно пользоваться базой
данных в том виде, в каком она показана на экране. Отчет - это не всегда очень большой
документ, это может быть и отрывок из большой базы данных, содержащий только нужную вам
информацию. Хороший пример такого отчета - список рассылки. После выборки имен из базы
данных вы можете использовать полученныи список в качестве листа с данными, подобного
листу электронной таблицы, в котором строка будет соответствовать одной записи. В отчет
включается только отобранная вами информация и отображается она по заранее созданной схеме,
как в случае с печатью одинаковых этикеток.
     Еще одно важное преимущество СУБД состоит в
возможности добавлять новую информацию. Представьте, что вы создали базу данных ваших
расходов, в которую хотите скопировать банковские выписки, а также проведенные операции.
Создать отчет, объединяющий информацию о расходах за месяц, рассчитывающий постоянные и
непредвиденные расходы, сравнивающий средние и месячные расходы и многое другое, очень
просто.
      Как это работает?
   Информация в базе данных хранится в виде записей. Запись содержит
последовательность данных об одном объекте. Каждый вид данных вводится в свое поле. Так,
например, в адресной книге в отдельные поля вводится имя, фамилия, фирма, адрес, почтовый
индекс, населенный пункт, страна и т.д. При работе с такими
шаблонами вам остается только заполнять уже заданные поля.
    Кроме того, вы можете изменять
структуру базы данных, добавляя в таблицы базы данных или удаляя из них по мере
необходимости новые поля. Вы можете создать новую базу данных, однако это будет сложнее и
дольше.
      Больше эффективности
Некоторые СУБД способны с помощью макросов и инструментов обрабатывать сложные и
автоматизированные ими процессы. Не стоит бояться таких программ, как Access, ведь они
просты в работе и с их помощью действительно можно добиться выдающихся результатов.