Назад Главное меню Далее

Базы данных
Системы управления базами данных - это эффективные системы,которые могут содержать большое количество данных или же просто семейную телефонную книгу. Ознакомившись с их потенциалом, вы сумеете в полной мере использовать мощные средства работы с базами данных.

    Cколько баз данных вы используете каждый день? Ваш телефонный справочник, адресная книга или книга расходов, телевизионная программа передач, поваренная книга или расписание движения поездов - все эти документы являются простыми примерами баз данных.
     Понятие «база данных» кажется сложным, но на самом деле это всего лишь информация,структурированная определенным образом. А вот программа для работы с базами данных, называемая системой управления базами данных (СУБД), далеко не так проста, как базы данных. Она служит не только для хранения данных, но и делает возможным их структурирование, анализ, поиск и использование в различных целях.
     С помощью СУБД можно очень быстро найти нужную информацию, задав для поиска ряд определенных критериев. В результате вы получите список сохраненных записей, которые соответствуют этим критериям.
     Выборка данных
     Таким образом, можно получить выборку записей базы данных. К примеру, это может быть список ваших московских контактов, если вы задали поиск по критерию «Город проживания: Москва». Еще одно очень удобное свойство СУБД - разнообразные режимы просмотра. Имена в вашей адресной книге расположены в алфавитном порядке. Для использования в работе, возможно, вы предпочтет сортировку по фирмам. Когда вы в дороге, было бы полезным иметь cписок адресов, упорядоченный по городам. Но все эти параметры отбора никоим образомне повлияют на содержимое базы данных.

      Отчет
     Отчет - это один из объектов СУБД Вы можете изменить тип представления структурированной инфор-мации из базы данных по своему усмотрению, так что не обязательно пользоваться базой данных в том виде, в каком она показана на экране. Отчет - это не всегда очень большой документ, это может быть и отрывок из большой базы данных, содержащий только нужную вам информацию. Хороший пример такого отчета - список рассылки. После выборки имен из базы данных вы можете использовать полученныи список в качестве листа с данными, подобного листу электронной таблицы, в котором строка будет соответствовать одной записи. В отчет включается только отобранная вами информация и отображается она по заранее созданной схеме, как в случае с печатью одинаковых этикеток.

     Еще одно важное преимущество СУБД состоит в возможности добавлять новую информацию. Представьте, что вы создали базу данных ваших расходов, в которую хотите скопировать банковские выписки, а также проведенные операции. Создать отчет, объединяющий информацию о расходах за месяц, рассчитывающий постоянные и непредвиденные расходы, сравнивающий средние и месячные расходы и многое другое, очень просто.
      Как это работает?
   Информация в базе данных хранится в виде записей. Запись содержит последовательность данных об одном объекте. Каждый вид данных вводится в свое поле. Так, например, в адресной книге в отдельные поля вводится имя, фамилия, фирма, адрес, почтовый индекс, населенный пункт, страна и т.д. При работе с такими шаблонами вам остается только заполнять уже заданные поля.

    Кроме того, вы можете изменять структуру базы данных, добавляя в таблицы базы данных или удаляя из них по мере необходимости новые поля. Вы можете создать новую базу данных, однако это будет сложнее и дольше.

      Больше эффективности
Некоторые СУБД способны с помощью макросов и инструментов обрабатывать сложные и автоматизированные ими процессы. Не стоит бояться таких программ, как Access, ведь они просты в работе и с их помощью действительно можно добиться выдающихся результатов.