Microsoft Excel

Ввод и редактирование данных

Тест 1 Тест 2 Кроссворд Задания 1-9

Общие правила ввода данных

> 1. Выделите ячейку.
> 2. Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.
> 3. Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул; ! выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

> При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу BackSpace.

> При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

> Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул

> В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

> Текстовые данные

> Текстовые данные представляют собой строку символов произвольной длины. Все, что не может интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки. Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно увеличить ширину столбца.

> Расположить текст несколькими строками в одной ячейке можно двумя способами:

> 1. Нажать левый <Alt> + <Enter>.
> 2. Вкладка Главная → группа Формат→ кнопка Перенос текста

> 3. Вкладка Главная →группа Формат→ кнопка и в диалоговом окне на вкладке Выравнивание установить флажок в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить предварительно или после ввода текста.

> При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).

> Числовые данные

> Числовые данные – это целые или вещественные числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

> При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет отображено вэкспоненциальном формате.

> Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

> Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999·10307. Точность представления чисел – 15 разрядов (значащих цифр).

> Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная.

> Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами

> Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

> В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

> В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число.

> Дата и Время

> Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и форматы Дата и Время.

> Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.

> Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

> - 12.8.1918 или
> - 12-8-1918 или
> - 12/8/1918.

> При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

> - 12.4.61 или
> - 12-4-61 или
> - 12/4/61.

> Для дат текущего десятилетия год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

> - 2.11.2 или
> - 2-11-2 или
> - 2/11/2.

> Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате.

> При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

> - 2.11 или
> - 2-11 или
> - 2/11.

> Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате

> Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.

> Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

> Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

> Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ.

> Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.

> Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.

> Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

> Формат числовых данных можно установить:

> - Вкладка Главная → группа Число → кнопка → вкладка Число
> - используя кнопки на вкладке Главная → группа Число , которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный, процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество десятичных знаков).

> Формулы. Ввод формулы всегда должен начинаться с символа «=» (знак равенства). Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий.

> Замена содержимого

> Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

> Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

> Редактирование содержимого

> Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.

> При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

> При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

> Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.