1) Перемещение по книге

В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых вы можете переходить от одного листа к другому. Эти кнопки приведены на рис. 1.3.

Когда видны не все ярлычки, для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один ярлычок влево или вправо. Крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему ярлычку книги. Вы можете изменить количество видимых на экране ярлычков, перетащив маркер разделения ярлычков. Чтобы восстановить исходное положение маркера разделения ярлычков, достаточно дважды щелкнуть на нем.

Перечисленные кнопки прокрутки и маркер разделения ярлычков не активизируют листы книги. Чтобы сделать лист активным, вы должны после прокрутки ярлычков щелкнуть на ярлычке нужного листа, как показано на рис. 1.4.

Перейти от одного листа книги к другому можно и с помощью клавиатуры. Для перехода к предыдущему листу книги нажмите клавиши Ctrl+Page Up, а для перехода к следующему — клавиши Ctrl+Page Down.

2) Изменение размеров окна книги

В правом конце строки заголовка окна Книги на рис. 1.2 вы увидите три кнопки: Свернуть, Развернуть и Закрыть. Когда окно книги развернуто, то активный лист занимает все свободное место рабочей области Excel, как показано на рис. 1.1 .

После развертывания окна в строке меню появляется кнопка с двумя маленькими прямоугольниками — кнопка Восстановить. Если нажать эту кнопку, окно станет «плавающим» (то есть размеры такого окна и его положение на экране можно изменять), как показано на рис. 1.5.

Кнопка Свернуть (кнопка с небольшой линией внизу) позволяет превратить окно книги в короткую строку заголовка, как показано на рис. 1.6. Свертывание книг является удобным способом наведения порядка в рабочей области, когда одновременно открыто несколько книг. Чтобы вернуть книгу к ее прежнему размеру, нажмите кнопку Восстановить.

Как можно видеть на рис. 1.1, такие же три кнопки имеются и в строке заголовка Microsoft Excel. Пользуясь ими, можно изменять размеры окна Ехсе1 аналогичным образом с тем лишь отличием, что после нажатия кнопки Свернуть окно приложения сворачивается в значок на панели задач Windows.

Кроме того, изменить размеры плавающего окна книги можно, перетащив его границы. Конечно, чем меньше окно, тем меньшую часть рабочего листа вы увидите. Но одновременное размещение на экране нескольких небольших окон может оказаться полезным, если требуется просмотреть различные части книги или даже одного листа. Если открыть несколько окон Для одной и той же книги, вам не понадобится постоянно переключаться с одного листа на другой или прокручивать содержимое одного большого окна.

Чтобы видеть на экране больше строк, можно установить автоматическое скрытие панели задач Windows. Для этого на панели задач нажмите кнопку Пуск, выберите пункт Настройка и затем — Панель задач. На вкладке Параметры панели задач открывшегося окна диалога установите флажок Автоматически убирать с экрана и нажмите кнопку ОК. После этого панель задач исчезнет с экрана и будет появляться только тогда, когда вы подведете указатель мыши к нижнему краю экрана.

3) Строка заголовка

На самом верху рабочей области Excel находится строка заголовка, где выводится имя приложения и имя книги, с которой вы работаете в данный момент. Если окно Подпись: Рис.1.6. Свёрнутое окно книги плавающее, как показано на рис. 1.5, то

заголовок (в данном случае Книга1) появляется в верней части окна книги. При открытии нескольких окон книг и выводе их на экран имена книг выводятся в соответствующих строках заголовков.

Активное окно (окно, в котором вы работаете) отличается от неактивных цветом строки заголовка. Вы можете переместить активное окно, перетащив его строку заголовка в другое место экрана.

4) Рабочий лист

Как и в традиционном бухгалтерском гроссбухе, рабочий лист книги (в первой и второй частях данной книги мы часто будем называть его просто листом) разделен линиями сетки на строки и столбцы. Каждому столбцу соответствует определенная буква, которая появляется в качестве его заголовка. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от А до IV (после столбца Z идет столбец AA, после AZ идет BA и так далее вплоть до IV). Каждой строке назначается целое число, которое выводится слева от сетки листа в качестве заголовка строки. Номера строк могут изменяться от 1 до 65 536.

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки являются основными строительными блоками любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает свое место на листе, где вы можете хранить и отображать информацию, и имеет уникальные координаты, которые

называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка, находящая на пересечении столбца A и строки 1, имеет адрес A1. Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100, имеет адрес 2100. Выделенную ячейку называют активной ячейкой. Адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул. Как видно на рис. 1,7, заголовки столбца и строки, содержащих активную ячейку, выделяются с Подпись: Рис.1.7. Заголовок столбца и номер строки активной ячейки выделены помощью объемного оформления (они выглядят «приподнятыми»), что облегчает определение ее координат.

Окно книги подобно иллюминатору — через него можно видеть только ограниченную часть листа. Представьте себе, что вы вырезали небольшое прямоугольное отверстие в куске картона и затем положили его на страницу. В каждый конкретный момент времени вы сможете увидеть через отверстие только некоторую часть страницы. Передвигая картонку по странице, через вырезанное «окно» в конце концов вы сможете прочитать всю страницу. Это очень похоже на просмотр листов в Excel за исключением того, что в Excel вы перемещаете лист, а окно остается неподвижным. Кроме того, вы можете открыть несколько окон, чтобы видеть несколько частей листа одновременно.

При 256 столбцах и 65 536 строках рабочий лист может содержать более 16 миллионов ячеек. Но прежде чем вы попытаетесь разгадать все тайны вселенной на единственном рабочем листе, вспомните о том, что максимальное число используемых ячеек ограничено количеством имеющейся на компьютере памяти. Хотя Excel резервирует память только под ячейки, которые содержат данные, вы вряд ли сможете использовать все ячейки одного листа.

5) Полосы прокрутки

Для просмотра содержимого листа можно использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги. Полосы прокрутки имеются только у активного окна книги, то есть у окна, в котором вы работаете.

Стрелки прокрутки на концах полос прокрутки позволяют за один раз перемещать лист на одну строку или один столбец. Щелчок на стрелке ↑ или стрелке ↓ на вертикальной полосе прокрутки сдвигает лист на одну строку вверх или вниз соответственно. Аналогично, щелчок по стрелке ← или стрелке → на горизонтальной полосе прокрутки перемещает лист на один столбец вправо или влево.

Перетаскивая бегунок прокрутки, вы можете быстро перемещаться по листу на большие расстояния. Для перемещения на один полный экран (на одну экранную страницу) щелкните на затененной (вне бегунка) области полосы прокрутки. Обратите внимание, что в поле имени в левом конце строки формул всегда выводится адрес активной ячейки независимо от того, видна ли эта ячейка в окне после прокрутки.

Размер бегунка меняется в зависимости от размера области прокрутки. Так, например, бегунок на рис. 1.2 занимает почти всю полосу прокрутки, указывая тем самым, что вы видите значительную часть активной области рабочего листа. По мере добавления новых строк и столбцов с данными бегунки на полосах прокрутки пропорционально уменьшаются, давая наглядную информацию о размерах листа.

Кроме того, при щелчке на бегунке появляется экранная подсказка с номером строки или буквой столбца, которые окажутся в левом верхнем углу окна, когда вы отпустите кнопку мыши. Это позволяет более точно установить бегунок в нужную позицию.

Прокрутка за пределами активной области

Активная область листа — это область, которая содержит введенные вами данные. В новом листе Excel по умолчанию считает активной областью столбцы с A по M и строки с 1 по 26 (на SVGA мониторе), даже если вы еще не ввели никаких данных. Прокрутка при нажатой клавише Shift позволяет в большом листе быстро перемещаться к столбцам или строкам, находящимися за пределами активной области. Например, если при нажатой клавише Shift вы перетащите бегунок в правый конец горизонтальной полосы прокрутки, то увидите в окне последний столбец листа — столбец IV. Поскольку при таком методе происходит более быстрая прокрутка листа, вам следует внимательнее следить за экранной подсказкой, указывающей на текущую позицию прокрутки.

При прокрутке листа вы можете потерять из «поля зрения» активную ячейку. Чтобы быстро вернуть активную ячейку в окно книги, нажмите клавиши Ctrl+Backspace или просто введите с клавиатуры значение для этой ячейки. Вы можете нажать одну из клавиш со стрелками, чтобы перейти к соседней ячейке и одновременно вернуть активную ячейку в окно.

Прокрутка с помощью клавиатуры

Клавиши со стрелками позволяют прокрутить лист вверх, вниз, вправо или влево на одну строку или столбец. Клавиши Page Up и Page Down прокручивают лист на один полный экран. При прокрутке с помощью клавиатуры также изменяется и адрес активной ячейки. Для прокрутки листа без изменения активной ячейки предварительно нажмите клавишу Scroll Lock, а затем — одну из клавиш со стрелками, Page Up или Page Down. Например, чтобы прокрутить лист на одну строку вверх или вниз без изменения активной ячейки, нажмите клавишу Scroll Lock и затем — клавиши ↑ или ↓. Для прокрутки на один экран влево или вправо без изменения активной ячейки, нажмите клавишу Scroll Lock и затем — клавиши Ctrl+← или Ctrl+→.

Если у вас установлена мышь IntelliMouse, то для прокрутки листа можно использовать колесо мыши. Для прокрутки вверх поверните колесо от себя, а для прокрутки вниз — на себя. Стандартную функцию колеса мыши (прокрутку) можно сменить на изменение масштаба. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и затем на вкладке Общие открывшегося окна диалога установите флажок Панорамирование с помощью IntelliMouse. Чтобы быстро прокрутить лист на большое расстояние, нажмите колесо мыши и, не отпуская его, перетащите указатель в нужном направлении. При этом в месте нажатия колеса сначала появится серый «якорь», а затем, во время перетаскивания указателя, — черная стрелка, указывающая направление прокрутки, как показано на рисунке ниже.

Скорость прокрутки зависит от того, насколько далеко вы перетаскиваете указатель от «якоря».

2. Строка меню

В верхней части рабочей области Excel находится строка меню. Именно здесь вы выбираете команды Excel для обработки введенной информации. Строка меню Excel содержит девять меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Чтобы увидеть команды меню, установите курсор на нужном меню и нажмите кнопку мыши.

Вы, конечно, заметили, что некоторые команды меню выводятся обычным шрифтом (черный цвет символов), в то время как другие выглядят блекло (серый цвет символов). Excel отслеживает состояние вашего листа и позволяет выбирать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. Команды, представленные черным цветом, доступны для использования, а выведенные серым — недоступны.

1) Краткие и полные меню

Сразу после открытия меню в Excel в нем представлены только некоторые из возможных команд. Через несколько секунд меню автоматически расширяется, и в нем отображаются все пункты, как показано на рис. 1.8. Это облегчает работу с большими меню.

Рис.1.8. В кратком меню появляется несколько последних использовавшихся команд. Справа показано полное меню, содержащее все свои пункты

При первом запуске Excel в краткие меню включены наиболее часто применяемые команды, но по мере работы с программой в них дополнительно включаются команды, которыми вы пользовались.

Если вас не устраивает развертывание полных меню с задержкой, можете изменить режим их отображения. Для этого выберите в меню Сервис команду Настройка и затем в открывшемся окне диалога активизируйте вкладку Параметры. Если вы поставите флажок Всегда показывать полные меню, то Excel всегда будет отображать полные меню. Если установлен флажок Показывать полные меню после короткой задержки то открытие полных меню может осуществляться простым наведением указателя на двойную стрелку. При снятом флажке, краткие меню не будут расширяться до полного размера, пока вы не щелкните на двойной стрелке внизу меню. Нажатие кнопки Сброс возвратит все меню в их первоначальное состояние. В этом случае информация об использованных вами командах уничтожается, и будет накапливаться заново.

2) Подчиненные меню

Возле некоторых пунктов меню имеется треугольная стрелка, указывающая на то, что для данного пункта меню имеется список дополнительных команд, называемый подчиненным меню или подменю.

3) Окна диалога

Некоторые команды меню заканчиваются многоточием, указывающим на необходимость ввода дополнительной информации, прежде чем Excel сможет выполнить эту команду. В таком случае для предоставления необходимых, сведений используются окна диалога. Некоторые команды имеют более универсальную природу и снабжены окнами диалога с вкладками, которые предлагают несколько наборов параметров для данной команды.

4) Окно диалога Параметры

Окно диалога с вкладками, которое появляется при выборе в меню Сервис команды Параметры, по-видимому, является наиболее важным из всех окон диалога. Как можно заметить, это окно содержит 8 вкладок, которые охватывают почти все аспекты Excel, включая такие общие установки, как число листов в новой книге, шрифт по умолчанию и его размер. Это окно диалога также содержит специальные параметры для диаграмм и для перехода от Lotus 1-2-3. Если вы найдете время просмотреть все вкладки и представленные на них варианты установок, то получите неплохое представление о программе и степени контроля над своей рабочей областью. Если нужно уточнить, для чего служит какой-либо параметр, просто нажмите кнопку справки (кнопка с вопросительным знаком) в строке заголовка, а затем щелкните на интересующем вас параметре, и вы получите соответствующую справочную информацию.

5) Выбор команд с помощью клавиатуры

Для некоторых команд в меню приведены их клавиатурные эквиваленты в виде комбинаций клавиш. В качестве примера посмотрите на клавиатурные эквиваленты команд меню Правка. Эти сочетания клавиш позволяют выбирать соответствующие команды без предварительного раскрытия меню.

6) Доступ к строке меню с клавиатуры

Иногда удобнее выбирать команды меню, пользуясь клавиатурой вместо мыши. При нажатии клавиши Alt Excel активизирует строку меню. После этого нажатие клавиши ↓ или Enter раскрывает меню Файл. Нажатие клавиши → выделяет следующее меню справа. Последовательно нажимая клавиши → или ←, можно выделять меню по очереди. После открытия нужного меню с помощью клавиши #вниз# выделите требуемую команду и затем нажмите клавишу Enter, чтобы ее выполнить.

Например, чтобы выбрать в меню Сервис команду Параметры, нажмите клавишу Alt, шесть раз нажмите клавишу →, чтобы выделить меню Сервис, затем нажимайте клавишу ↓, пока не дойдете до команды Параметры, и наконец, нажмите Enter.

Вы, конечно, заметили подчеркнутые буквы в каждом имени меню. Такая подчеркнутая буква обозначает буквенную клавишу, которую можно нажать, чтобы раскрыть это меню. Например, после нажатия клавиши Alt, активизирующей строку меню, можете нажать клавишу E для раскрытия меню Сервис. Затем, чтобы выбрать, например, команду Параметры и вывести на экран одноименное окно диалога, нажмите клавишу A — подчеркнутую букву в названии этой команды.

3. Контекстные меню

Контекстное меню содержит только те команды, которые могут применяться к элементу, для которого это меню активизировано. Контекстные меню обеспечивают удобный и быстрый доступ к нужным командам. Excel имеет много контекстных меню, каждое из которых предлагает наиболее полезные команды для текущей позиции указателя мыши.

Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши и выводится рядом с позицией указателя. Выбор команды в контекстном меню осуществляется с помощью мыши или клавиатуры так же, как и в обычном меню.

Чтобы вывести это контекстное меню, установите указатель на заголовке столбца и нажмите правую кнопку мыши

Контекстное меню может содержать различные наборы команд в зависимости от позиции указателя и типа активного листа. Например, если вы нажмете правую кнопку мыши, когда указатель находится на ячейке, будет выведено контекстное меню.

Нажатие клавиш Shift+F10 выводит контекстное меню для выделенного элемента. Контекстное меню появляется рядом с активной ячейкой. Например, если после выделения ячейки или диапазона ячеек вы нажмете клавиши Shift+F10, появится контекстное меню. Обратите внимание, что при использовании клавиатуры Windows 95 для отображения контекстного меню можно нажать клавишу со стрелкой, указывающей на значок меню. Эта клавиша обычно находится в нижнем ряду правой части клавиатуры.

Для многих команд меню имеются соответствующие кнопки на панелях инструментов, которые предоставляют альтернативный и, возможно, более удобный способ достижения того же самого результата. Значок слева от команды меню, как, например, «ножницы» рядом с командой Вырезать, обозначает кнопку панели инструментов для этой команды. (Обратите внимание, что соответствующая кнопка Вырезать на стандартной панели инструментов имеет точно такой же значок.) Если один из значков в данный момент не виден на панелях инструментов, это означает, что соответствующая панель не выводится на экран либо имеется «пользовательская» кнопка, которую можно использовать при создании или изменении собственной панели инструментов.

4. Строка формул

Как отмечалось ранее, ячейки листа являются строительными блоками Excel. В них хранится и отображается вводимая в рабочий лист информация, выполняются различные вычисления. Вы можете вводить информацию непосредственно в ячейку или с помощью строки формул. Содержимое активной ячейки всегда появляется в строке формул. Кнопка Изменить формулу отображается в строке формул только в случае ввода или редактирования данных в ячейке.

Хотя вы можете вводить информацию непосредственно в ячейку, использование строки формул имеет некоторые преимущества. Когда вы устанавливаете указатель на строке формул и нажимаете кнопку мыши, в строке появляются три кнопки. Кнопка с символом × называется кнопкой отмены, а кнопка с галочкой — кнопкой ввода. При нажатии кнопки ввода Excel «фиксирует» введенную в строке формул информацию и переносит ее в лист. Нажатие кнопки ввода аналогично нажатию клавиши Enter за исключением того, что нажатие Enter обычно дополнительно активизирует ячейку, находящуюся непосредственно ниже той, в которую вы вводили данные. Для удаления ошибочно введенной информации нажмите кнопку отмены или клавишу Esc.

После нажатия кнопки Изменить формулу в строке формул мастер функций поможет вам создать формулу.

По умолчанию Excel выводит строку формул в рабочей области. Если вы хотите ее скрыть, выберите в меню Вид команду Строка формул. Чтобы снова отобразить строку формул, повторите это действие еще раз. (В кратком меню эта команда обычно не появляется. Для отображения команды Строка формул нажмите двойную стрелку внизу меню Вид.)

5. Строка состояния

В строке состояния выводятся сведения о состоянии рабочей области. Например, большую часть времени Excel выводит в левом конце строки состояния слово Готово, означающее, что лист готов для приема новой информации. Как только вы начнете вводить данные, Excel отобразит в строке состояния слово Ввод. Если вы активизируете строку формул или дважды щелкнете на содержащей данные ячейке, в строке состояния появится слово Правка. Чтобы вернуться в режим Готово, вы должны «зафиксировать» ввод, нажав кнопку ввода в строке формул или клавишу Enter, или отказаться

6. Указатель мыши

В Excel указатель мыши выполняет различные функции в разных областях листа.

При перемещении указателя на строку меню он принимает форму стрелки, и вы можете выбирать нужные команды. Когда указатель находится на строке формул, он становится похож на латинскую букву I и вы можете щелкнуть в том месте, где нужно установить точку вставки для ввода новой или изменения имеющейся информации.

При перемещении указателя по сетке листа он имеет форму знака «плюс».

Если установить такой указатель, скажем, на ячейке С5 и нажать кнопку мыши, вокруг ячейки появится обрамление, а на левом конце строки формул в поле имени будет выведен адрес выделенной ячейки, а именно С5. Работая с листом или его окном, вы заметите, что указатель может принимать и другие формы,

7. Выход из Microsoft Excel

Если вы решили закончить сеанс работы с Excel, выберите в меню Файл команду Выход или нажмите кнопку Закрыть в строке заголовка окна Excel. Для каждой открытой и не сохраненной книги Excel спросит, хотите ли вы сохранить сделанные изменения. В окне диалога вы можете нажать кнопку Да и, задав при необходимости новое имя для файла книги, сохранить его. В случае нажатия кнопки Да для всех, Excel сохранит изменения, сделанные во всех открытых книгах. Если вы нажмете кнопку Нет, при выходе из Excel все изменения будут потеряны. Нажатие кнопки Отмена прекращает выполнение команды Выход и возвращает вас в Excel.

Глава 2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

§ 1. НАЗНАЧЕНИЕ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

Табличный процессор содержит набор компьютерных инструментов для работы с информацией, представленной в табличной форме.

Рабочая область электронной таблицы напоминает по своей структуре шахматную доску. Она состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена.

Результатом работы является документ в форме таблицы, диаграммы.

Основное назначение табличного процессора — автоматизация расчетов в табличной форме.

Например, в табличном процессоре можно вести классный журнал. Учителя смогут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общую успеваемость класса по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

Характерной особенностью табличного процессора является то, что данные и результаты вычислений представляются в табличной форме. Для наглядности эти данные можно представить в графическом виде — как диаграммы.

По сравнению с бумажной предшественницей электронная таблица предоставляет пользователю гораздо больше возможностей для работы. В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

· для автоматизации вычислений;

· для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

· для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров.

§ 2. ОБЪЕКТЫ ДОКУМЕНТА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

1. Классификация объектов

Представление об объектах документа табличного процессора можно составить, познакомившись с их классификацией, представленной на рис.2.1.

На первом уровне основанием классификации служит вид документа — таблица и диаграмма. Диаграмма является вспомогательным документом и без таблицы существовать не может. Второй уровень составляет основные объекты, которые образуют таблицу и диаграмму.

2. Объекты электронной таблицы

Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строки, столбца, ячейки, диапазона ячеек (рис. 2.2). Каждый элементарный объект обладает именем, которое определено разработчиками электронной таблицы. Рассмотрим эти объекты.

Строка. Заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1.

Столбец. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A до 2, затем от AA до A2, от BA до B2 и т. д.

Ячейка. Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице (рис.2.2) и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например, АЗ, 06, АВ46 и т. п.

Диапазон ячеек. Это группа смежных ячеек: строка или часть строки, столбец или его часть, а также несколько смежных ячеек, образующих прямоугольную область. Диапазон ячеек задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием.

Примеры:

· адрес ячейки, образованной пересечением столбца A и строки 7 — A7;

· адрес диапазона, образованного частью строки 3 — E3:G3;

адрес диапазона, образованного частью столбца D — D4:D8;
адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F5 и конечной ячейкой G8 — F5:G8.

Ячейка — элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.

Строка — все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне.

Столбец — все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.

Диапазон ячеек — группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы.

Таблица, создаваемая пользователем, представляет собой объект, характеризующийся определенным количеством строк и столбцов. Этому объекту присваивается имя, которое указывается в заголовке окна табличного документа. Над этим объектом можно производить предусмотренные в табличном процессоре действия.

Параметры объектов электронной таблицы представлены в таблице 1.

Табл. 1. Параметры объектов таблицы

Объект

Параметры объекта

Ячейка

Размер: ширина, высота

Тип данных: символьный, числовой, логический, дата, формула и др.

Формат: заливка, обрамление, выравнивание, шрифт Адрес: буква(ы) и число

Строка

Наследуются все свойства объекта ячейка

Имя строки всегда только целое число

Столбец

Наследуются все свойства объекта ячейка

Имя столбца всегда только одна или две буквы

Диапазон ячеек

Наследуются все свойства объекта ячейка

Адрес: адреса начальной и конечной ячеек, разделенные двоеточием

Таблица

Наследуются все свойства объекта ячейка Заголовок таблицы

3. Объекты диаграммы

Диаграмма является объектом электронной таблицы и предназначена для представления данных в графической форме. Данные, находящиеся в одном столбце или в одной строке, называют рядом. Перед построением диаграммы сначала необходимо указать ряды, а затем перейти к выбору типа диаграммы.

Для характеристики диаграммы служат параметры: имя, тип, область, размещение.

Имя. Диаграмме дается имя, под которым она включается в состав электронной таблицы.

Тип. Табличный процессор позволяет строить диаграммы различных типов.

График хорошо вам знаком по различным школьным задачам. На одном чертеже можно разместить несколько графиков, каждый из которых соответствует своему ряду данных.

Поверхностная диаграмма строится только для нескольких рядов и представляет собой группу многослойных разноцветных поверхностей. Каждый слой соответствует одному ряду данных.

Круговая диаграмма используется для графического отображения одного ряда значений. Таким рядом может быть, например, набор значений роста или веса учащихся. Каждый сектор такой диаграммы отражает относительную (выраженную в процентах) долю каждого значения из ряда от общей суммы всех данных.

Столбчатая диаграмма, или гистограмма. В отличие от круговых столбчатые диаграммы могут быть построены для нескольких рядов данных. Высота каждого столбика определяется значением в соответствующей ячейке. Примером гистограммы может служить диаграмма распределения роста учеников нескольких классов. Здесь каждый ряд представляет собой набор значений роста учеников каждого класса. Очевидно, что в электронной таблице каждый ряд занимает одну строку или один столбец.

Смешанная диаграмма используется для отображения нескольких рядов данных с использованием разных типов диаграмм.

Область ограничивает поле чертежа построения диаграммы.

Размещение. Диаграмма может размещаться либо на том же листе, что и таблица, либо на отдельном листе.

Диаграмма состоит из следующих объектов (рис. 2.3): ряда, оси, заголовка, легенды, области построения.

Ряд. Диаграмма может быть построена как по одному ряду, так и по нескольким рядам. Для выделенного диапазона ячеек построение диаграммы ведется по нескольким рядам данных. В этом случае в качестве каждого ряда принимается соответствующая строка или столбец выделенного диапазона. Ряд может содержать подписи отображаемых значений.

Ось. Каждая из осей диаграммы характеризуется следующими параметрами: вид, шкала, шрифт, число, выравнивание.

Вид определяет отображение внешнего вида оси на экране.

Шкала определяет: минимальное и максимальное значение шкалы, цену основных и промежуточных делений, точку пересечения с другими осями.

Число определяет формат шкалы в соответствии с типами данных, находящихся в диапазоне.

Заголовок. Заголовком служит текст, задаваемый пользователем, который, как правило, размещается над диаграммой.

Легенда. При выводе диаграмм можно добавить легенду — список названий рядов (обозначений переменных), обычно заключаемый в рамочку.

Область построения. Это ограниченная осями область, предназначенная для размещения рядов данных. Для удобства анализа результатов на область построения может наноситься сетка.

4. Способы выделения объектов электронной таблицы

Для выделения ячейки нужно установить на ней курсор.

Для выделения строки нужно щелкнуть на ее заголовке.

Для выделения столбца нужно щелкнуть на его заголовке.

Выделение диапазона ячеек может быть выполнено разными способами:

вводом с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек диапазона, разделенных двоеточием;
путем протаскивания (буксировки) указателя мыши при нажатой левой кнопке;
с помощью клавиш управления курсором при нажатой клавише <Shift>.

Для выделения диаграммы сначала необходимо выбрать диаграмму двойным щелчком мыши, а затем щелкнуть на нужном объекте.

§ 3. ДАННЫЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

1. Общие сведения

В табличных процессорах предусматриваются разные форматы представления данных. Форматы определяют типы данных электронной таблицы: символьные (текстовые), числовые, логические, даты и т. д.

Так, например, для переноса разных продуктов человек использует различные емкости, контейнеры и т. п. Для того чтобы принести домой разливное молоко, вы используете бидон или банку, а не сумку или сетку. Если же вы отправились за картошкой, то вам как раз понадобится сетка или мешок, в то время как бидон или банка окажутся бесполезными. Яйца можно принести и в сетке, и в бидоне, но для повышения сохранности лучше будет воспользоваться специальным контейнером.

От того, какой формат выбран для той или иной ячейки, будет зависеть, какие действия табличный процессор сможет выполнять над ее содержимым.

Представьте себе, что в ячейку помещены следующие цифры:

120399. Как они будут восприняты табличным процессором? Какие действия будут над ними произведены? Если установлен текстовый формат, цифры будут восприняты как символы 1, 2, 0, 3, 9, 9. Они же могут быть проинтерпретированы электронной таблицей как число, если установлен числовой формат, или в виде даты 12 марта 1999 года, если ячейке присвоен формат даты.

2. Текстовый тип данных

Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом либо цифры чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст.

Действия над символьными данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре.

Пример. Текстовые (символьные) данные:

Расписание занятий 8 «А» класс "236 001 счет

3. Числовой тип данных

Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа («+» либо «—») или десятичной запятой. Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции.

Пример. Числовые данные:

232,5 ,546 -13,7 +100

Запомните! Если в ячейке таблицы хранится последовательность цифр, начинающаяся с кавычки, то, хотя такой набор цифр и выглядит на экране как число, на самом деле это текст. Его нельзя использовать в вычислениях. Любые текстовые данные в вычислениях всегда воспринимаются как ноль.

Укажем внешний признак, по которому можно различить текстовые и числовые данные. Если в ячейку вводится текст, то после нажатия клавиши <Еп1ег> он автоматически (по умолчанию) выравнивается по левой границе ячейки. В противоположность этому числовые данные при вводе выравниваются по правой границе ячейки (рис.2.4).

4. Логический тип данных

Логические данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любое отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия клавиши <Enter> в этой ячейке будет выведено «ИСТИНА». Ноль отображается в соответствующей ячейке как «ЛОЖЬ».

Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Она служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль).

5. Тип данных — даты

Этот тип данных используется при выполнении таких функций, как добавление к дате числа, получение разности двух дат, при пересчете даты, например, вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами.

Пример. Представление дат в разных форматах:

4 июня 1998 06.98

Июнь 1998 4 июня

04.06 Июнь

§ 4. ФОРМУЛЫ

1. Понятие формулы

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений над данными. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы.

Ввод любой формулы начинается со знака равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст.

В формулы могут включаться числовые данные, адреса объектов таблицы, а также различные функции. Формула, в которой участвуют адреса ячеек, напоминает запись уравнения в математике. Только вместо переменных уравнения фигурируют адреса ячеек.

Адреса, которые используются в формулах, получили название ссылок. Ссылки позволяют связывать между собой любые ячейки электронной таблицы и проводить необходимую обработку табличных данных.

Ссылка — адрес объекта (ячейки, строки, столбца, диапазона), используемый при записи формулы.

Формулы представляют собой соединенные знаками арифметических и/или логических операций операнды. Операндом может быть данное, ссылка, функция.

Различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

Арифметические формулы аналогичны математическим соотношениям. В них используются арифметические операции (сложение «+», вычитание «—», умножение «*», деление «/», возведение в степень «^»). При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций: сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деление, и наконец — сложение и вычитание. Операции одного уровня, например умножение и деление, выполняются слева направо.

Для изменения порядка выполнения арифметических операций используют круглые скобки. Действия над операндами, заключенными в круглые скобки, выполняются в первую очередь.

Результатом вычислений по арифметической формуле является число. При каждом изменении входящих в формулу операндов результат пересчитывается заново и отображается в соответст0вующей ячейке.

Логические формулы содержат некоторое условие и определяют, истинно оно или ложно. Истинному выражению присваивается значение «истина» (1), а ложному — «ложь» (0). Более подробно вы познакомитесь с логическими формулами, изучая логические функции в параграфе 10.

§ 5. КОПИРОВАНИЕ ФОРМУЛ В ТАБЛИЧНОМ ДОКУМЕНТЕ

1. Однотипные формулы

При работе с электронной таблицей часто возникает необходимость в заполнении какого-то диапазона ячеек формулами, имеющими одинаковую структуру, но разные значения переменных, то есть когда формулы различаются ссылками. Подобные формулы получили название однотипных.

Однотипные (подобные) формулы — формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и отличаются только конкретными ссылками.

Для упрощения и ускорения ввода однотипных формул используется следующий прием. Формулу вводят только в одну (начальную) ячейку, после чего ее копируют в другие ячейки. Смотреть Табл.2.

Табл.2. Однотипные формулы

=A1+5	=A1*5	=A1+B3	=A1*B3	=(A1+B3)*D2
=A2+5	=B1*5	=A2+B4	=B1+C3	=(C3+D5)*F4
=A3+5	=B2*5	=A3+B5	=C1+D3	=(D4+E6A)*G5
=A4+5	=B3*5	=A4+B6	=D1+E3	=(B4+C6)*E5

2. Относительная, абсолютная и смешанная адресация

В однотипных формулах могут быть использованы самые разные ссылки. Возможны однотипные формулы, в которых часть ссылок при переходе от одной формулы к другой изменяются закономерным образом, а другие входящие в формулу ссылки остаются неизменными для всех формул.

При копировании формулы в другое место таблицы, прежде всего, необходимо определить способ автоматического изменения входящих в нее ссылок. Для этого используются относительные, абсолютные и смешанные ссылки.

Относительная ссылка — автоматически изменяющаяся при копировании формулы ссылка.

Абсолютная ссылка — не изменяющаяся при копировании формулы ссылка.

Смешанная ссылка — частично изменяющаяся при копировании ссылка.

Относительная ссылка используется в формуле в том случае, когда она должна измениться после копирования.

Пример. Относительная ссылка записывается в обычной форме, например F3 или E7. Во всех ячейках, куда она будет помещена после ее копирования, изменятся и буква столбца, и номер строки.

Абсолютная ссылка записывается в формуле в том случае, если при ее копировании не должны изменяться обе части: буква столбца и номер строки. Это указывается с помощью символа $, который ставится и перед буквой столбца и перед номером строки.

Пример. Абсолютная ссылка: $А$6. При копировании формулы =4+$A$6 во всех ячейках, куда она будет скопирована, появятся точно такие же формулы.

Смешанная ссылка используется, когда при копировании формулы может изменяться только какая-то одна часть ссылки — либо буква столбца, либо номер строки. При этом символ $ ставится перед той частью ссылки, которая должна остаться неизменной.

Пример. Смешанные ссылки с неизменяемой буквой столбца: $С8, $Р12; смешанные ссылки с неизменяемым номером строки: А$5, Р$9.

3. Правило автоматического изменения относительных ссылок при копировании формул

Правило относительной ориентации

Для правильного заполнения ячеек при копировании формул очень важно понимать правило относительной ориентации. Это правило объясняет, как изменяются входящие в скопированные формулы относительные или смешанные ссылки.

Правило относительной ориентации ссылок в формуле:

Относительные ссылки в формуле определяют взаимное расположение соответствующих ячеек с исходными данными и ячейки, где хранится результат вычисления.

Поясним смысл этого правила.

На рис.2.5 показан пример записи в ячейку C2 формулы, содержащей относительные ссылки на данные, хранящиеся в ячейках A1 и B4. Эти относительные ссылки указывают на взаимное расположение в таблице ячеек с исходными данными — операндов A1, B4 и результата вычисления по формуле, записанного в ячейке C2.

Правило относительной ориентации выполняется табличным процессором следующим образом:

ссылка A1 указывает, что первый операнд выбирается из ячейки, расположенной на одну строку выше и на два столбца левее той, в которую будет помещена формула (здесь — C2);
ссылка B4 указывает, что второй операнд выбирается из ячейки, смещенной относительно места записи формулы (здесь — C2) на две строки вниз и один столбец влево.

Правило копирования формул

· Ввести формулу-оригинал, указав в ней относительные и абсолютные ссылки. Такая формула представляет собой образец (шаблон), указывающий местоположение ячеек, где хранятся операнды, относительно местоположения ячейки с формулой.

· После ввода исходной формулы необходимо скопировать ее в требуемые ячейки. При копировании формул действует правило относительной ориентации ячеек, благодаря которому обеспечивается автоматическая настройка относительных ссылок во всех формулах-копиях. Для запрета автоматического изменения ссылок в формулах-копиях следует использовать абсолютные ссылки в формулах-оригиналах.

Порядок копирования формулы из ячейки в диапазон:

· выделить ячейку, где введена исходная формула;

· скопировать эту формулу в буфер обмена;

· выделить диапазон ячеек, в который должна быть скопирована исходная формула;

· вставить формулу из буфера, заполнив тем самым все ячейки

· выделенного диапазона. Порядок копирования формул из одного диапазона в другой:

· выделить диапазон-оригинал, из которого надо скопировать введенные в него ранее формулы;

· скопировать формулы из выделенного диапазона в буфер;

· установить курсор на первую ячейку того диапазона, куда требуется скопировать формулы;

· вставить формулы из буфера.

Глава 3. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА

§ 6. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Под форматированием табличного документа понимается ряд действий по изменению формы представления, как самого документа, так и его объектов. Для форматирования объектов электронной таблицы, помимо обычных способов, принятых в текстовом процессоре, используются некоторые особые приемы:

· данные в ячейках могут быть представлены различным образом (в разных форматах);

· можно изменять ширину столбца или высоту строки, в которых хранятся данные;

· любой объект электронной таблицы может быть заключен в рамку и/или выделен специальным узором.

Форматирование любого объекта табличного документа осуществляется с помощью команд раздела меню Формат.

Различают форматы: ячейки, строки, столбца.

Формат ячейки характеризуется следующими параметрами: число, выравнивание, шрифт, рамка, вид, защита.

Число определяет тип данных, хранящихся в ячейке, и формат представления числовых значений.

Выравнивание и шрифт используются так же, как и во всех других средах.

Рамка определяет внешнее обрамление ячейки (тип, толщину, штрих линии).

Вид определяет заливку и узор фона ячейки.

Защита определяет уровень защиты данных в ячейке. В частности, можно защитить ячейку от изменения содержимого или скрыть формулы.

Формат строки позволяет регулировать высоту строки и управлять отображением строки в таблице.

Высота строки регулируется автоматически или вручную. При автоматической регулировке высоты строки выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в строке.

Отображение. Любую строку в таблице можно скрыть. Это необходимо, когда строки используются для записи промежуточных расчетов. Впоследствии скрытые строки можно вновь вывести на экран.

Формат столбца позволяет регулировать ширину столбца и управлять отображением столбца в таблице.

Ширина столбца может регулироваться автоматически или вручную. При автоматической регулировке ширины столбца выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в столбце в одну строку.

Отображение. Любой столбец в таблице можно скрыть. Это бывает необходимо, когда столбцы используются для записи промежуточных расчетов. Впоследствии скрытые столбцы можно вновь вывести на экран.

§ 7. ФОРМАТЫ ДАННЫХ

Для представления числовых данных применяются различные форматы (способы): общий, числовой (фиксированный), процентный, денежный, экспоненциальный и др.

Общий формат используется по умолчанию и позволяет вводить любые данные (числа, текст, даты, время и т. д.), которые распознаются и форматируются автоматически.

Числовой (фиксированный) формат обеспечивает представление чисел в ячейках с заданным пользователем количеством десятичных знаков.

Процентный формат обеспечивает представление числовых данных в форме процентов со знаком «% ». Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа 0,257 на экране появится 25,7%, а при вводе 257—25700,0%.

Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, при котором каждые три разряда разделены пробелом, а следом за последним десятичным знаком указывается денежная единица размерности — «р.» (рубли). При этом пользователь может задать определенную точность представления (с округлением до целого числа — 0 десятичных знаков или с заданным количеством десятичных знаков). Например, число 12345 будет записано в ячейке как 12345р. (с округлением до целого числа) и 12345,00р. (с точностью до двух десятичных знаков).

Экспоненциальный (научный) формат обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух частей:

· мантиссы, имеющей один разряд слева от десятичной запятой, и некоторое количества десятичных знаков;

· порядка числа.

Представим число 12345 в экспоненциальном формате при заданной точности в два знака после запятой. В ячейке оно будет иметь вид: 1,23Е+04, где 1,23 — мантисса, а запись Е+04 понимается как десятичный порядок и означает, что величина этого числа определяется как 1,23, умноженное на 10 в 4-й степени.

§ 8. ИЗМЕНЕНИЕ ШИРИНЫ СТОЛБЦА (ВЫСОТЫ СТРОКИ) ЯЧЕЕК

Если ширина вводимого числа превышает ширину ячейки (столбца), то вместо числа в ячейке выводятся знаки # (решетка).

При вводе символьных данных (текста), общая ширина которых больше ширины ячейки, на экране отображается только часть введенного текста в пределах установленной ширины столбца. Количество умещающихся в ячейке символов при вводе текста зависит не только от ширины ячейки, но и от выбранного типа шрифта (гарнитуры) и его размера (кегля).

Во всех этих случаях возникает необходимость увеличить ширину столбца.

Эту задачу можно решить двумя способами:

• выбрать в меню Формат команду Ширина столбца и в появившемся окне диалога установить нужное значение;

• установить указатель мыши на границу раздела между заголовками столбцов (вид курсора изменится на двустороннюю стрелку) и, не отпуская левой кнопки мыши, изменить ширину столбца до нужного размера перетаскиванием границы влево или вправо. Аналогичны действия и для изменения высоты строки.

§ 9. ИЗМЕНЕНИЕ ВНЕШНЕГО ВИДА ОБЪЕКТОВ

Форматирование ячеек электронной таблицы предусматривает следующие возможности изменения внешнего вида объектов:

· установление границ (окантовки) объекта;

· закрашивание фона объекта различными цветами и узорами.

В современных табличных процессорах также предусмотрена возможность автоматического форматирования таблицы. Под этим понимается изменение внешнего вида таблицы в соответствии с заданным образцом оформления (автоформатом).

Глава 4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИЙ И ЛОГИЧЕСКИХ ФОРМУЛ

§ 10. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПРАВИЛА ЗАПИСИ ФУНКЦИИ

В ячейки электронной таблицы можно вводить встроенные функции. Напомним, что с понятием функции тесно связано понятие аргумента, который надо задать, чтобы получить значение функции. Такими аргументами могут быть как сами данные, так и ссылки на них.

Функции в электронной таблице реализованы с помощью стандартных программ, которые можно вызывать по заранее известным именам.

Количество различных функций, которые можно использовать в формулах, очень велико и может варьироваться в различных версиях табличных процессоров.

Все они для удобства выбора и обращения к ним объединены в группы, называемые категориями: математические, статистические, текстовые, логические, финансовые, функции даты и времени и др.

Использование всех функций в формулах происходит по совершенно одинаковым правилам:

· каждая функция имеет свое неповторимое (уникальное) имя;

· при обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой;

· ввод функции в ячейку надо начинать со знака «=», а затем указать ее имя.

Табл. 3. Некоторые функции табличного процессора

Название и обозначение функции

Имя функции

Пример записи функции

Примечание

МАТЕМАТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ

Синус — sin (х)

СИН(...)

СИН(A5?B7)

Содержимое ячеек A5 и B7 — в радианах

Косинус cos (х)

КОС(...)

КОС(A5?B7)

--------//--------

Тангенс—tg (х)

ТАН(...)

ТАН(A5? B7)

--------//--------

Арксинус — Asin (х)

АРКСИН(...)

АРКСИН(A5)

-1 ? Содержимое ячейки A5 ?

Арккосинус — Acos (х)

АРККОС(...)

АРККОС(A5)

-1 ? Содержимое ячейки A5 ?

Корень квадратный —?х

КОРЕНЬ(...)

КОРЕНЬ(C4)

Содержимое ячейки С4 > 0

Модуль — |х|

МОДУЛЬ(...)

МОДУЛЬ(C4)

Содержимое ячейки C4 — любое число

Десятичный логарифм — lg (х)

ЛОГ(...)

ЛОГ(C4)

Содержимое ячейки C4 > 0

Натуральный логарифм — lg (х)

ЛОГ_НАТ(C4)

ЛОГ_НАТ(С4)

Содержимое ячейки C4 > 0

Число p= 3,141592654

ПИ()

Аргумент отсутствует

СТАТИСТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ

Максимум (список)

МАКС(...)

МАКС(A3:C8;D2:F9;100;E25)

Поиск максимума среди аргументов

Минимум (список)

МИН(...)

МИН(A3:C8;D2:F9;100;E25)

Поиск минимума среди аргументов

Среднее (список)

СРЕДНЕЕ(...)

Среднее(A3:C8;D2:F9;100;E25)

Поиск среднего значения по всем заданным блокам-аргументам

Сумма (список)

СУММА(..;)

СУММА(A3:C8;D2:F9;100;E25)

Нахождение суммы значений в заданных блоках-аргументах

ЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ

Логическое условие: Если... то... иначе...

ЕСЛИ(Условие; Выражение1, если условие выполнилось; Выражение2, если условие не выполнилось)

ЕСЛИ(C5<100; A8? 2+B4; 100? C5)

Проверка выполнения условия — значение в ячейке С5<100 или нет?

Логическое умножение (конъюнкция) – И

И(условие1;Условие2;…)

И(A5>5;B3<=C8;D4=0)

Логическое сложение (дизъюнкция) - ИЛИ

ИЛИ(условие1;Условие2;…)

ИЛИ(A6=C7;B6>10)

1. Логические функции с простым условием

Остановимся более подробно на логических функциях, использование которых позволяет решать с помощью табличного процессора логические задачи.

Для понимания и грамотного применения логических функций вспомним некоторые основные правила формальной логики. В логической функции обязательно используется условие.

Условие представляет собой величины и/или выражения одного типа, связанные одним из знаков отношений:

=, <<>> (не равно),>>, <<, >>= (больше или равно), <<= (меньше или равно).

Например, А >>5, 3 << 5, ax² + bx + c >> 0 и т. п.

Такие условия называются простыми; они могут быть составлены из данных, ссылок, выражений. Любое условие может принимать одно из двух возможных логических значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль).

Если условие составлено из постоянных величин, то его значение не изменяется. Например, условие 3 << 5 всегда имеет значение «истина».

Если же в условие входят переменные величины, то его значение может оказаться как «истина», так и «ложь», в зависимости от переменных. Например, условие A >> 5 принимает значение «истина», если A= 7, и значение «ложь» при A =2.

Для проверки условия в табличном процессоре используется функция ЕСЛИ. Формат (правила) записи функции ЕСЛИ:

ЕСЛИ (Условие; Выражение 1; Выражение2)

Действие этой функции заключается в следующем: табличный процессор проверяет истинность записанного в ней логического условия и выводит значение Выражения1, если проверяемое условие истинно, или значение Выражения2, если условие ложно.

Пример. В ячейку C10 требуется записать число в зависимости от результата проверки условия сравнения чисел в ячейках A1 и A2:

если число в ячейке A1 больше числа в ячейке A2, то надо запасать число 100;

если число в ячейке A1 меньше или равно числу в ячейке A2, то надо записать число 0.

Для выполнения этого задания в ячейку C10 необходимо ввести функцию:

=ЕСЛИ(A1>>A2;100;0).

2. Логические функции со сложным условием

Сложным (составным) условием называют несколько простых условий, связанных с помощью логических операций: И (логическое Умножение), ИЛИ (логическое сложение) и др.

Рассмотрим некоторые жизненные ситуации, когда выбор вашего решения зависит от нескольких условий:

· если вы стоите на перекрестке И горит зеленый свет светофора, то вам разрешено переходить улицу;

· если у вас есть собака И вы ее выдрессировали, то любая ваша команда будет ей понятна;

· если в субботу вечером вы пойдете с друзьями в театр ИЛИ в клуб ИЛИ в гости ИЛИ просто погулять, то вы отлично проведёте время.

Формат записи функций И и ИЛИ:

И (Условие1; Условие2;...)

ИЛИ (Условие!; Условие2;...)

Для вычисления результата сложного условия необходимо знать, как определяется результат соответствующей логической операции (И, ИЛИ и др.). Ответ на этот вопрос дает таблица истинности (табл.4.). В этой таблице приняты обозначения: «истина» — 1, «ложь» — 0. Приведем таблицу истинности для логических операций И, ИЛИ над двумя условиями, которые обозначим Условие1 и Условие2.

Табл. 4. Таблица истинности логических операций И, ИЛИ

Условие1

Условие2

Условие1 И Условие1

Условие2 ИЛИ Условие2

Правило определения результата логических операций по таблице истинности:

· результатом логической операции И будет «истина» тогда и только тогда, когда истинны все участвующие в ней условия;

· результатом логической операции ИЛИ будет «истина», если истинно хотя бы одно из условий.

Для выполнения указанных логических операций в электронной таблице как раз и предусмотрены логические функции И, ИЛИ, аргументами которых являются условия.

Для пояснения сказанного рассмотрим пример использования логической функции ЕСЛИ, в которую входит сложное логическое условие с функцией И.

Пример. Предположим, электронная таблица используется для хранения и обработки среднего балла по школьному аттестату зрелости и оценок по результатам вступительных экзаменов в вуз. Пусть в ячейку A1 введен средний балл аттестата, в диапазон A2:А5 введены числовые данные — экзаменационные оценки по четырем предметам, полученные на вступительных экзаменах (рис.2.6). В ячейке A6 с помощью функции СУММА подсчитывается общий балл ученика. Требуется сравнить полученный суммарный балл с проходным баллом, который хранится, например, в ячейке B1. В ячейке A7 должен появляться результат сравнения:

если условие «суммарный балл больше или равен проходному И средний балл аттестата больше 4» выполнено, то выводится Текст!: «Поздравляем, вы успешно сдали экзамены, и приняты»;

если условие не выполнено, то выводится Текст2: «Сожалеем, но вы не прошли по конкурсу». Для решения поставленной задачи потребуется ввести в ячейку A7 логическую функцию ЕСЛИ. В данном случае она будет записана в виде

=ЕСЛИ(И(A6>>=B1;A1>>4);Текст1;Текст2). Если оба простых условия (A6>>= B1 и A1>>4) истинны, то в соответствии с таблицей истинности будет истинно и проверяемое условие в функции ЕСЛИ. Тогда в ячейке A7 после выполнения функции ЕСЛИ появится Текст1, иначе (то есть если ложно хотя бы одно из условий) в ячейке A7 окажется Текст2.

Глава 5. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В ВИДЕ ДИАГРАММ

1. Создание и редактирование диаграмм

Для создания диаграммы необходимо:

· выделить объект, содержащий данные для ее построения;

· нажать кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов;

· выбрать тип диаграммы из предлагаемого набора;

· задать основные и дополнительные параметры диаграммы.

Редактирование диаграммы производится с помощью команд контекстного меню, позволяющих изменять ее параметры: заголовки, легенду, подписи рядов и данных. Можно добавлять новые данные для построения диаграммы или удалять ранее построенные диаграммы.

2. Форматирование диаграмм

Для форматирования диаграмм используются команды раздела меню Формат, которые и позволяют:

изменять тип диаграммы;
назначать используемые шрифты;
изменять цвет и узор объектов диаграммы;
задавать масштаб и формат вертикальной и горизонтальной осей;
выбирать вид рамки, ограничивающей диаграмму.

Задание 1

Задание 2

Глава 1. ПЕРВОЕ ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT EXCEL.

§2. РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ MICROSOFT EXCEL

7. Выход из Microsoft Excel

§ 3. ДАННЫЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

§ 4. ФОРМУЛЫ

§ 5. КОПИРОВАНИЕ ФОРМУЛ В ТАБЛИЧНОМ ДОКУМЕНТЕ

§ 6. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ