Глава 7. Создание базы данных с помощью  Microsoft Access

 

ACCESS -  это система управления базами данных. Как и другие продукты этой категории, они предназначены для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. С помощью ACCESS можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты, необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Процесс создания базы данных включает:

F   проектирование базы данных с целью конкретизации информации;

F   создание таблиц;

F    формирование необходимых связей между таблицами;

F   ввод и импорт информации в таблицы.

Иногда необходимо изменить объем и структуру хранимых данных. В  MS Access эти операции выполняются очень просто.

Проектирование баз данных - это первый и наиболее ответственный этап. Необходимо спроектировать базу данных и возможные варианты использования инфор­мации. В этой связи необходимо выделить данные, которые требуют посто­янного обновления, а также определить спектр вопросов, которые придется решать при работе с данными.

Основные этапы проектирования базы данных в Microsoft Access сво­дятся к следующему.

Этапы проектирования базы данных:

1.   Определение цели создания базы данных.

2.   Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3.   Определение необходимых в таблице полей.

4.   Задание индивидуального значения каждому полю.

5.   Определение связей между таблицами.

6.   Обновление структуры базы данных.

7.   Добавление данных и создание других объектов базы данных (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули).

8.   Использование средств анализа в Microsoft Access.

 

7.1. Запуск программы Microsoft Access

 

Способы запуска программы  Microsoft Excel:

1.    С помощью меню Пуск

F    нажать кнопку Пуск на панели задач;

F    переместить указатель мыши на команду Программы;

F    выбрать мышью пункт меню Microsoft Access.

2.    С помощью панели рабочего стола Windows ХР.

F    отыщите на рабочем столе значок Access для Windows ХР и дважды щелкните на нем мышью.

После запуска программы на экране появится окно (рис.2.41), которое содержит ряд структурных элементов:

F      строка заголовка;

F      горизонтальное меню;

F      панель инструментов;

F      область работы с базой данных:

F      строка состояния.

 

Строка заголовка            Строка меню         Панели инструментов              Рабочая область

 

 


 

Строка состояния

 

Рис.2.41. Диалоговое окно Microsoft Access

 

7.2. Способы создания баз данных в Microsoft Access

 

После запуска Microsoft Access на экране появится диалоговое окно Microsoft Access (рис.2.41), с помо­щью которого можно создать или от­крыть существующую базу данных.

В Microsoft Access реализованы два способа создания баз данных:

F      создать новую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует определения каждого элемента базы данных.

F      создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами.

Процедура создания БД с помощью мастера сводится к следующему:

1.    Запустить Access и в открыв­шемся окне Microsoft Access (рис.2.41) выбрать Создание с помощью шаблона\Общие шаблоны. Если Microsoft Access уже загружен, то следует нажать кнопку Создать базу данных * на панели База данных.

2.    В диалоговом окне Шаблоны выбрать вкладку Базы данных и в поя­вившемся окне выбрать необходимый мастер создания БД (рис.2.42).

 

Рис.2.42. Диалоговое окно Шаблоны для выбора мастера создания базы

 

3.    После выбранного мастера на экране появится окно Файл новой базы данных  (рис.2.43) для указания имени файла, в котором будет храниться новая БД.

4.    Чтобы начать создание новой базы данных, необходимо нажать кнопку Создать. Далее начинается процесс работы с мастером создания базы данных.

 

Рис.2.43. Диалоговое окно для задания имени файла и для сохранения базы данных

 

Для описания последовательности действий по созданию БД, запустим конкретный пример, например Главная книга, который содержит сведения об операциях и учетных записей.

 

Рис.2.44.  Диалоговое окно мастера Главная книга

 

5.    Шаг 1. Первое диалоговое окно мастера сообщает о назначении созда­ваемой БД (рис.2.44). После  чего нажимаем кнопку Далее.

6.    Шаг 2  появится диалоговое окно — окно задания структуры таблиц, которое состоит из двух частей (рис.2.45). В левой части содержит­ся перечень включаемых таблиц. Чтобы выбрать одну из таблиц, необ­ходимо просто щелкнуть по названию мышью (например, таблица Сведения об операциях). В правой части окна появится перечень полей, включаемых в таблицу. Выбор соответствующего поля осуществляется путем включения, а исключение — путем снятия флажка для соответ­ствующего поля. Поля, которые могут одновременно содержаться в не­скольких таблицах, показаны курсивом. Нажимаем кнопку Далее.

 

Рис.2.45. Шаг 2 - Структура БД

 

7.    Шаг 3выбор способа оформления экранной формы данных (рис.2.46). Всего предлагается 10 образцов оформления. Щелкнув мышью по любому из них, в левой части окна можно просмотреть соответствующий ему образец. Выбрав тип оформления (например, Глобус). Нажимаем кнопку Далее.

 

 

Рис.2.46. Шаг 3 -Выбор способа оформления экранной формы данных

 

8.    Шаг 4 задание стиля отчета — позволяет выбрать способ оформления отчета (рис.2.47). Всего имеется 6 вариантов. Выбор вариант сводится к выполнению действий, описанных на шаге 3. Выбрав тип оформления (например, Деловой) и нажав кнопку Далее, перейдем шагу 5.

 

Рис.2.47. Задание способа оформления отчета

9.    Шаги 5-6. На этих шагах задается название базы данных и предлагается запустить процесс заполнения БД данными.

Для создания нового файла базы данных Access необходимо выбрать Создание\Новая база данных. В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных  необходимо указать папку, в которой будет храниться создаваемая база данных, и имя файла. После чего необходимо нажать кнопку Создать.

В главном окне Microsoft Access появится окно новой базы данных (рис.2.48). По умолчанию на панели объектов нажата кнопка Таблицы. В списке справа имеются три ярлыка, соответствующие трем разным способам создания таблиц.

 

 

Рис.2.48. Окно базы данных

 

7.3. Способы создания таблиц в базе данных

 

В Access существует несколько методов создания таблиц, некоторые из них приведены в таблице 9.

Таблица 9.

Методы создания таблиц

Метод

Описание

Режим конструктора

Позволяет задать поля, тип данных для каждого из них и размеры для текстовых и числовых полей, установить ключевое поле и сохранить таблицу.

Режим таблицы

Можно сразу вводить данные. Access автоматически назначает тип поля по виду информации, которая вводится, а также устанавливает размеры текстовых и числовых полей. После закрытия и сохранения таблицы Access предложит либо установить ключевое поле самостоятельно, либо принять предложенное Access.

Мастер таблиц

Позволяет выбрать поле из предлагаемых образцов таблиц. Тип данных и другие свойства уже определены.

Импорт таблицы

Импортируются вместе с данными все имена полей и типы данных. Однако новой таблицы надо присвоить имя, определить ключевое слово или предоставить это сделать Access. Недостаток - надо изменить свойства и параметры таблицы.

Связывание таблиц

Данные в таблицу загружаются из таблицы другой БД.

 

В зависимости от выбранного метода процесс создания таблицы включает одну  или несколько нижеследующих операций:

1.    определение полей таблицы;

2.    определение типа данных для каждого поля;

3.    задание размера поля (только для текстовых и числовых полей);

4.    установка ключевого поля;

5.    присвоение имени таблице и ее сохранение.

В таблице 10 приведены типы данных и их характеристики.

Таблица 10.

Типы данных

Тип данных

Описание

Размер

Тестовый

Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также чис­ла, не требующие вычислений, например номера телефонов, но­менклатурные номера или почтовый индекс.

До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы. Позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов необходимо определить свойство Размер поля.

Поле МЕМО

Длинный текст или числа, напри­мер пометки или описание.

До 64 тыс. символов.

Числовой

Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (ис­пользуется денежный тип). Для определения числового типа следует определить свойство Размер поля.

1,2,4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.

Дата/время

Даты и время.

8 байт.

Денежный

Значения валют. Денежный тип ис­пользуется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной.

8 байт.

Счетчик

Автоматическая вставка последо­вательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавле­нии записи.

4 байта.

Логический

Поля, содержащие только одно или два значения, таких, как «Дает», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено».

1 бит.

Объекты OLE

Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в дру­гих программах, использующих протокол OLE. Для ото­бражения объекта OLE в форме или отчете необходимо использо­вать присоединенную рамку объек­та.

До 1 гигабайта.

Гиперссылки

Поле, в котором хранятся гипер­ссылки. Гиперссылка может быть либо путь UNC, или URL.

До 64 тыс. символов.

Мастер подстановок

Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов дан­ных для их определения загружается мастер.

4 байта.

 

7.3.1. Способы изменения структуры таблиц

 

Созданную структуру можно просмотреть и изменить в режиме Конструктора. На всех этапах работы можно проводить редактирование таблицы, которое подразумевает:

F        изменение структуры: добавление и удаление полей;

F        изменение типов и свойств полей;

F        редактирование данных: исправление неточных данных, добавление записей.

 После чего каждое изменение  структуры таблицы должно быть сохранено.

 

Добавление столбцов

Для добавления столбца в таблицу необходимо:

1.    отобразить таблицу  в режиме Конструктор;

2.    в появившемся макете таблицы щелкнуть по маркеру строки, перед которой надо вставить новое поле;

3.    нажать кнопку Добавить строки  на панели инструментов Конструктор таблиц;

4.    появившемуся полю необходимо присвоить новое имя и тип данных.

 

Удаление столбцов

Для удаления поля необходимо:

1.    отобразить таблицу  в режиме Конструктор;

2.    в появившемся макете таблицы щелкнуть по маркеру строки, перед которой надо вставить новое поле;

3.    нажать кнопку Удалить строки ;

4.    если удаляемая запись содержит информацию, то необходимо подтвердить операцию удаления.

 

Добавление, переименование, удаление столбцов в  режиме таблицы

Чтобы вставить новый столбец слева от текущего, необходимо:

1.    установить курсор в любую ячейку текущего столбца;

2.    применить команду Вставка \Столбец.

Чтобы переименовать новый столбец, надо дважды щелкнуть мышью по его заголовку и ввести нужное имя. Для удаления столбца необходимо выделить его и применить команду Правкадалить столбец. После переименования существующего столбца необходимо изменить все ссылки на текущее имя поля в каждом объекте базы данных (форме, от­чете или запросе), в котором оно используется.

 

Изменение ширины столбца

Для изменения ширины столбца в MS Access предусмотрены два способа:

1.                                           Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет  форму черного крестика             ) и переместите границу влево или вправо методом Drag-and-Drop”.

2.                                           можно выровнять ширину столбца по его содержимому. Для этого надо установить указатель мыши на правой границе заголовка, чтобы он принял форму             , и затем дважды щелкнуть по границе.

 

Добавление и удаление записей

Если какая-либо запись в таблице не нужна, то ее можно удалить.

Для удаления записи в режиме таблицы надо:

1. выделить требуемую запись, щелкнув по маркеру слева от строки;

2. нажать кнопку Удалить запись или клавишу Del на клавиатуре.

3. Microsoft Access выдаст запрос на подтверждение удаления записи.

 

Для добавления записи надо:

1. выделить запись, перед которой надо вставить новую, щелкнув по маркеру слева от строки;

2. нажать кнопку Добавить запись .

 

7.4. Поиск и просмотр записей

 

Существует три способа ввода данных в таблицу:

F                 в режиме таблицы;

F                 с помощью формы;

F                 в пустую таблицу путем ввода данных в строки таблицы.

Процесс ввода данных происходит в Режиме таблицы. Для перехода от поля к полю применяются клавиши Tab или Enter на клавиатуре или активизация ячейки мышью.

После ввода записей в таблицу их можно редактировать и модифицировать. Если нужно удалить текст в какой-либо ячейке, то его сначала надо выделить, а затем нажать клавишу Del на клавиатуре, или применить команду Правкадалить.

В таблице БД, содержащей множество записей, часто бывает трудно быстро найти необходимую информацию. Для упрощения этой процедуры Access предлагает средства для поиска и просмотра данных в базе данных. К ним можно отнести:

       переход к необходимой записи;

       поиск записи по тексту, содержащемуся в любом из полей;

       сортировка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля;

       изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.

Поиск одной или нескольких записей можно выполнить с помощью команды Правка \ Найти или с помощью кнопки  на панели инструментов в Режиме таблицы.

В появившемся диалоговом окне Поиск в поле (рис.2.49) установить:

        в поле Образец ввести фразу для поиска;

        в списке Просмотр указать направление поиска (вверх, вниз, все);

        в списке Совпадение задать тип совпадение образца поиска с данными записей поля.

Рис.2.49. Диалоговое окно Поиска данных

 

Сортировка записей сводится к изменению порядка следования записей в соответствии с заданным критерием. В Access применяется сортировка по возрастанию или по убыванию записей.

Для сортировки по возрастанию необходимо нажать кнопку Сортировка по возрастанию  .

Для сортировки по возрастанию необходимо нажать кнопку Сортировка по убыванию  .

Ещё одним средством Access, позволяющим сортировать записи, является применение фильтров.

В Microsoft Access применяются фильтры четырех типов:

   фильтр по выделенному фрагменту;

   обычный фильтр;

   расширенный фильтр;

   фильтр по вводу.

Access фильтрует записи по одному или нескольким полям и выводит на экран только те записи, которые удовлетворяют заданным критерием отбора. Критерий отбора можно формировать:

   с помощью логической операции И;

   логической операции ИЛИ.

 

7.5. Средства анализа и обработки данных в базе данных  Microsoft Access

 

После того как созданы все необходимые таблицы и установлены связи, создаются объекты, которые обеспечат работу пользователя с данными в этих таблицах. Разработка интерфейса должна вестись в соответствии с моделями представления данных и управления данными.

Существует три объекта Microsoft Access , которые можно применять для организации взаимодействия пользователя с данными, хранящимися в таблицах: формы, запросы и отчеты.

 

7.5.1. Формы

 

Формы предназначены как для отображения, так и для ввода данных в таблицы. Они позволяют отобразить данные в удобном виде, обеспечить корректировку данных, ввод новых записей и удаление ненужных. Формы не применяются для вывода данных на печать.

Для отображения некоторого множества записей можно использовать два типа форм: ленточная и табличная. Табличная форма очень удобна, но она не позволяет включать никакие элементы управления (кнопки, надписи и.т.п.).

Макет формы состоит из следующих разделов:

F   заголовок формы;

F   верхний колонтитул;

F   область данных;

F   нижний колонтитул;

F   примечание формы.

Форма может быть создана, как и таблица, двумя способами: с помощью конструктора и с помощью мастера. Конструктор форм позволяет изменить дизайн формы. С его помощью можно изменить порядок перехода между полями, размер поля, его цвет. Можно вставить картинку и нарисовать рисунок, дополнить форму надписями.

 

7.5.2. Запросы

 

Для извлечения записей из БД и составления отчетов применяются запросы.

Запрос – средство анализа на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными.

С помощью запроса из базы данных извлекается информация, отвечающая на конкретный вопрос. Задаваемые в запросе условия – значения конкретных полей – называются критериями отбора. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать этот набор как источник данных для формы или отчета.

Microsoft Access позволяет:

   сохранить запрос;

   использовать в запросе формулы и выражения на основе значений полей таблицы;

   сохранить записи, полученные в результате выполнения запроса, в виде новой таблицы.

В Microsoft Access можно создавать и выполнять запросы следующих типов:

1.    Запрос на выборку – позволяет осуществлять загрузку и отображение записей в режиме таблицы.

2.    Запрос на изменение – запрос, в котором выполняется копирование или изменение данных. Помогает выполнять операции с записями, удовлетворяющими определенным условиям:

        запрос на удаление записей удаляет из таблицы записи таблицы;

        запрос на обновление изменяет соответствующие записи таблицы;

        запрос на добавление добавляет в конец таблицы новые записи, удовлетворяющие заданным критериям отбора;

        запрос на создание таблицы создает новые таблицы, состоящие из заданных записей.

3.    Перекрестный запрос позволяет проводить статистические расчеты и вычисления по данным одного поля записи. Результаты группируются в ячейках, соответствующих конкретным полям калькулируемой БД.

4.    Запрос  с параметрами обеспечивает ввод информации, которая затем используется в качестве критериев отбора.

Запрос позволяет создать так называемые вычисляемые поля, в которых производится преобразование данных в другой вид при помощи формул. Например, по дате рождения можно вычислить возраст человека.

Для создания запроса используются так же два способа: с помощью мастера и с помощью конструктора. Запрос, как и таблица, имеет поля, либо совпадающие с полями имеющихся таблиц, либо вычисляемые по формулам. Помимо этого, в каждое поле могут быть включены сортировка и условие отбора.

Все созданные запросы хранятся во вкладке Запросы окна базы данных. Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, можно использовать мастер форм или мастер отчетов, которые служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL.

 

7.5.3. Отчеты

 

Одним из преимуществ компьютерных информационных моделей является возможность создания различных форм представления выходной информации, называемых отчетами. Каждый отчет содержит информацию, выбранную из таблиц и запросов. Удобство компьютерных отчетов заключается в том, что они позволяют сгруппировать информацию по заданным признакам и ввести итоговые поля подсчета записей по группам и в целом по  всей базе.

Microsoft Access позволяет создавать сложные отчеты путем комбини­рования нескольких отчетов в один сводный. При этом один из отчетов яв­ляется главным, а остальные — подчиненными. Главный отчет может быть как присоединенным, т. е. базироваться на некоторой таблице, запросе или инструкции SQL, так и свободным. Подчиненным называют отчет, вставленный в другой отчет.  Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить.

В главный отчет наряду с подчиненными отчетами включают также  формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в отчете может содержаться подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненную форму или подчиненный отчет.

При включении в главный отчет подчиненного отчета, содержащего данные, относящиеся к данным в главном отчете, необходимо установить связь подчиненного отчета с главным. Связь обеспечивает соответствие, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете.

При создании подчиненного отчета с помощью мастера или путем перетаскивания отчета или таблицы в другой отчет Microsoft Access автоматически выполняет синхронизацию главного и подчиненного отчета в слeдующих случаях:

F   отчеты должны базироваться на таблицах, между которыми ус­тановлены связи с помощью операции Схема данных. При со­здании отчетов на основе запроса или запросов синхронизация отчета с подчиненным отчетом выполняется автоматически, если связи установлены для базовых таблиц запроса или запросов;

F   главный отчет базируется на таблице, содержащей ключевое поле, а подчиненный отчет — на таблице, содержащей поле с тем же именем и с тем же или совместимым типом данных. Это же условие должно выполняться для базовых таблиц запросов, если отчеты базируются на запросах.

 

Вернуться к выбору                                    На главную страницу