Базы данных в электронных таблицах

Представление базы данных
в виде таблицы и формы

Базы данных. Для хранения и обработки больших объемов информации используются базы данных. Телефонный справочник является базой данных, в которой хранится информация об организациях (адреса, телефоны и т. д.). Записная книжка является базой данных, в которую записывается информация о людях (фамилии, телефоны, адреса электронной почты и т. д.). Библиотечный каталог является базой данных, который хранит информацию о книгах(названия, фамилии авторов, года издания и т. д.).
Каждая база данных хранит информацию о большом количестве объектов одного типа (организациях, людях, книгах и т.д.). Объекты одного типа обладают одинаковым набором свойств, поэтому база данных хранит для каждого объекта значения этих свойств.


База данных позволяет упорядоченно хранить данные о большом количестве однотипных объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

В настоящее время широкое распространение получили компьютерные базы данных. Например, при работе с электронной почтой используется база данных «Адресная книга».
Табличная форма представления баз данных. Базы данных удобно представлять в виде таблицы. В строке таблицы размещаются значения свойств одного объекта, а столбец таблицы хранит значения определенного свойства всех объектов. Например, в базе данных «Записная книжка» в каждой строке таблицы содержится информация об определенном человеке, а значения его «свойств» Фамилия, Телефон, E-mail  хранятся в различных столбцах (рис. 13).


Рисунок 13. База данных «Записная книжка»
                     в табличной форме

Столбцы табличной базы данных называют полями. Каждое поле имеет имя и может хранить данные определенного типа (текст, число, дата/время и т. д.). В базе данных "Записная книжка") полями являются (число), Фамилия, Телефон и E-mail (текст).
Строки таблицы являются записями об объектах. Строка хранит набор значений, содержащихся в полях базы данных. Записи можно нумеровать с использованием счетчика (поле ) - это позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.
Так, в базе данных «Записная книжка» содержится три записи, в каждой из которых хранятся значения четырех свойств.
Достоинством табличного представления базы данных является возможность видеть одновременно несколько записей. Однако если база данных содержит много полей, а значения полей содержат много символов, то не очень удобно осуществлять ввод, просмотр и редактирование записей.
Представление записей базы данных с помощью формы. Для поочередного ввода, просмотра и редактирования записей базы данных часто используется форма. Форма позволяет последовательно отображать записи в удобном для пользователя виде.
Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами полей базы данных, и поля, в которых отображаются данные выбранной записи базы данных (рис. 14).


Рисунок 14. Первая запись базы данных «Записная
                     книжка», отображенная на форме  

В процессе создания формы можно указать, какие поля базы данных включить в форму и как расположить поля в окне формы. Пользователь может подобрать подходящий дизайн формы (размер и цвет) надписей, текстовых полей и самой формы. 
Системы управления базами данных (СУБД). Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных, которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных – приложения, управляющие хранением и обработкой данных.


Система управления базами данныхэто приложение, позволяющее создавать базы данных и осуществлять в них сортировку и поиск данных.
Функцию простой СУБД могут выполнять электронные таблицы. Столбцы таблицы являются полями базы данных, а в строках таблицы размещаются записи базы данных. Первая строка таблицы должна содержать имена полей базы данных.
Создание базы данных с использованием СУБД начинается с создания полей базы данных, установки их типов и ввода имен. Затем в режиме таблица или форма производится ввод, просмотр и редактирование записей базы данных. После этого в созданной базе данных можно осуществлять сортировку и поиск данных.
В электронных таблицах ввод, просмотр и редактирование записей можно осуществлять как в режиме таблица, так и в режиме форма. В электронных таблицах Мiсrosоft Ехсеl для вызова формы необходимо выделить ячейки с данными и ввести команду [Данные-Форма...]. Появится форма, содержащая запись базы данных (рис. 15).


Рисунок 15. Форма, содержащая первую запись базы данных
                     «Записная книжка», отображенная на форме


 
       
 

ТЕСТ 1

  ТЕСТ 2